地方文獻組織管治與建立完善論文
摘要:對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方文獻的組織管理和建立地方文獻數(shù)據(jù)庫的意義進行了論述,分析了數(shù)據(jù)源及建庫的條件,建庫的方式,提出了建立地方文獻數(shù)據(jù)庫的類型和提高質(zhì)量的思考。
21世紀是信息社會化時代,地方文獻信息因獨具的地方特色,需求越來越大,圖書館只有充分利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境,開發(fā)、提煉地方文獻中的精華,建立地方文獻數(shù)據(jù)庫,即通過計算機實現(xiàn)對地方文獻信息資源的收集整理、標引著錄和檢索輸出的自動化檢索,才能更大地發(fā)揮地方文獻的作用,滿足讀者的需求,促進當?shù)亟?jīng)濟建設(shè)的發(fā)展和文化發(fā)展,實現(xiàn)更大范圍內(nèi)的文獻資源共享。
一、地方文獻的概念
關(guān)于地方文獻的概念非常多,僅在國內(nèi)就多達幾十種,有廣義與狹義的區(qū)分。廣義的具有代表性的觀點是著名圖書館學專家杜定友先生的"地方文獻是指地方的一切資料,表現(xiàn)于各種記載形式的,如:圖書、雜志、報紙、圖片、照片、影片、畫片、唱片、拓片、表格、傳單、票據(jù)、文告、手稿、印摸等"。
狹義地方文獻概念具有代表性的是:"地方文獻是反映特定區(qū)域內(nèi)一切自然現(xiàn)象和社會現(xiàn)象及群體活動方式的記錄,凡在內(nèi)容上涉及該區(qū)域并具有一定價值的軟文化,均屬地方文獻。"(中山大學駱偉),通常國內(nèi)地方文獻工作遵守這一概念。
二、建立地區(qū)地方文獻數(shù)據(jù)庫的意義
地方文獻素有"一地之百科"的美譽。它是一個地區(qū)政治、經(jīng)濟、文化、科技和社會發(fā)展以及風俗、民情、自然資源等方面的綜合反映,通常這個地區(qū)的發(fā)展是離不開地方文獻的支持。因此建立具有地方特色文獻數(shù)據(jù)庫具有重要而深遠的意義,具體如下:
(1)地方文獻可在不同時期為政府部門和各級領(lǐng)導制訂地方經(jīng)濟和社會建設(shè)的方針、政策、規(guī)劃和措施方面提供及時、快捷、詳細、可靠的咨詢服務(wù);
(2)可直接服務(wù)于本地經(jīng)濟建設(shè)。地方文獻記載了豐富的關(guān)于本地區(qū)的地理、礦藏、物產(chǎn)、名勝古跡、民族民俗方面的文獻資料,為本地區(qū)的經(jīng)濟開發(fā)提供重要的信息。而該地區(qū)內(nèi)各個不同領(lǐng)域的開拓者、創(chuàng)業(yè)者可據(jù)此尋找、開發(fā)適合本區(qū)域的經(jīng)濟增長點,創(chuàng)建區(qū)域經(jīng)濟優(yōu)勢,進而推動該地區(qū)經(jīng)濟建設(shè)。
(3)地方文獻記載著當?shù)氐慕艹鋈宋铩v史事件、風情民俗等,可為當?shù)氐奈幕聵I(yè)建設(shè)發(fā)展服務(wù),比如弘揚地方文化、激發(fā)當?shù)厝嗣駩蹏奂亦l(xiāng)的情感。
(4)地方文獻可為科學文化研究服務(wù)。地方文獻集古今科學文化成果之大成,既可陳百科,又可縱觀千年,其中蘊藏著豐富的信息資源,具有極高的參考實用價值和應(yīng)用前景,歷來是后人編史修志不可缺少的參考資料,是專家學者進行教學、科研的重要參考資料。古往今來許多社會變革和科研成果都得益地方文獻的開發(fā)和利用�？梢姷胤轿墨I包涵著極高的史料價值和學術(shù)價值。
三、地方文獻數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)源分析
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,地方文獻的采集、收藏在地方文獻工作中將處于首要地位。因此建立地方文獻數(shù)據(jù)庫,首先要明確收錄范圍,解決文獻信息資源問題。收錄地方文獻范圍,應(yīng)包括:"區(qū)域事物,區(qū)域人物,區(qū)域出版物。以狹義概念為指導"系統(tǒng)地開發(fā),主要根據(jù)地方文獻的范圍內(nèi)容與地區(qū)發(fā)展戰(zhàn)略的要求,通過各種方式與渠道,有計劃、有目的地進行采訪收集(包括古今中外的有關(guān)文獻),并在此基礎(chǔ)上,對反映地區(qū)特色的重點文獻,更要系統(tǒng)地全面地進行搜集。"廣泛征集地方文獻資源是建立地方文獻數(shù)據(jù)庫的重要環(huán)節(jié)。因此地方文獻資源在收集中要結(jié)合當?shù)靥厣?對特色文獻重點收集。
(1)無錫地方志、縣志、區(qū)志、村志、專業(yè)志、人物志都在收藏之列;地方報刊是現(xiàn)代地方社會生活的真實寫照。收集地方公開發(fā)行的報刊也是地方文獻數(shù)據(jù)源的重點。如《無錫日報》、《江南晚報》、《無錫廣播電視報》等都是無錫地方文獻數(shù)據(jù)源的重點。
(2)收集有關(guān)無錫問題會議的文獻。
(3)收集各種有關(guān)無錫地區(qū)政治、經(jīng)濟、文化、教育等各種研究領(lǐng)域的研討會、會議論文集匯編及有關(guān)涉及本地區(qū)的科研課題、論文、文章等。
(4)收集重要的具有參考價值的灰色文獻信息。
(5)收集電子文獻、網(wǎng)絡(luò)文獻。建立地方文獻數(shù)據(jù)庫,將分散的不同類型的地方文獻得以集中,通過集中篩選、核實、整理、研究、提煉、歸納,使之序列化與標準化,成為無錫地方文獻信息源,為建立無錫地方文獻數(shù)據(jù)庫提供充足的基礎(chǔ)資源。
四、建立無錫地區(qū)地方文獻數(shù)據(jù)庫的方式
隨著信息全球化的進展愈來愈快,現(xiàn)代化的信息資源建設(shè)應(yīng)從長遠的共同利益和自身利益通盤考慮。聯(lián)合建立數(shù)據(jù)庫是目前最常用的一種方式,其優(yōu)點是可突破系統(tǒng)、行業(yè)的限制,與社會有關(guān)部門采取多種形式的合作,共同開發(fā)和利用信息資源。眾所周知,當今世界信息資源是人類三大物質(zhì)資源之一,而信息資源則數(shù)量急聚增加,使人類社會處于"信息爆炸"時代,因此任何一個圖書館要想將各個時期涉及各個領(lǐng)域有關(guān)本地區(qū)的文獻全面、系統(tǒng)的收藏是根本無法實現(xiàn)的,也是不現(xiàn)實的。而建立地方文獻數(shù)據(jù)庫又是一項投入大、技術(shù)性強的工作,它需要有充足的資金,且需要有一批具備圖書館專業(yè)知識,掌握一定計算機技能的專業(yè)隊伍。因而為了適應(yīng)時代的發(fā)展和用戶的需求,避免資金、人力浪費和文獻重復(fù),筆者認為聯(lián)合建庫、資源互補優(yōu)存、共建共享,是一條切實可行的有效途徑。
如何聯(lián)合建庫?筆者認為首先必須建立無錫地區(qū)跨系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織。無錫市圖書館相對本地區(qū)內(nèi)其它圖書館在組織、收藏無錫地區(qū)地方文獻資源方面有一定優(yōu)勢,因此在建立無錫地區(qū)地方文獻數(shù)據(jù)庫時,無錫市圖書館理應(yīng)發(fā)揮其"龍頭"作用。應(yīng)由無錫市圖書館牽頭,聯(lián)合各市、縣公共圖書館及市、縣博物館、檔案館和江南大學圖書館等駐錫大中專學校圖書館,作為建立無錫地區(qū)地方文獻數(shù)據(jù)庫的成員單位,組建成無錫地方文獻協(xié)調(diào)組織。
其次,由協(xié)調(diào)組織統(tǒng)籌安排,制定出符合無錫地區(qū)地方文
獻建庫的詳細條例,使各項工作有章可循。統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準。
再次,可采用分散加工,集中處理的方法。即各成員單位,將協(xié)調(diào)組織下達的關(guān)于某一特定范圍內(nèi)的無錫地方文獻存儲到移動盤上,在規(guī)定的時間內(nèi)上交到協(xié)調(diào)組織,經(jīng)去粗存精、查重,最后作為數(shù)據(jù)源,錄入到數(shù)據(jù)庫里;或是集中到一起,統(tǒng)一篩選、查重、建庫。前者分散加工規(guī)模小,能節(jié)省資金、人力、物力。后者規(guī)模大,需要能容納一定數(shù)量的人員、計算機、文獻儲藏、加工場所,需要有充足的資金、人力、物力,但容易管理,出現(xiàn)問題能及時解決,便于統(tǒng)一調(diào)控。從目前無錫地區(qū)各成員單位狀況來看,筆者認為分散加工比較切合實際。
最后,協(xié)調(diào)組織同時還要協(xié)調(diào)好今后各成員單位地方文獻的收藏情況,應(yīng)分擔收藏、各有特色、避免重復(fù),使之成為一個長期的處于動態(tài)發(fā)展的聯(lián)合機構(gòu),從而在真正意義上實現(xiàn)無錫地區(qū)地方文獻資源的共建共享,為今后無錫地區(qū)及全國地方文獻資源共建共享積累經(jīng)驗、奠定基礎(chǔ),實現(xiàn)本地區(qū)地方文獻資源的整體布局,形成強有力的地方文獻保障體系,以滿足本地區(qū)及全國各地地方文獻信息的需求。
五、建立具有無錫特色的地方文獻專題數(shù)據(jù)庫
建立無錫地方文獻數(shù)據(jù)庫應(yīng)遵循先簡后詳、分層次開發(fā)的原則。先建立最基礎(chǔ)的書目數(shù)據(jù)庫,在此基礎(chǔ)上可根據(jù)本地經(jīng)濟發(fā)展和社會需要,有步驟地建立一些具有較高社會效益和經(jīng)濟效益的專題文獻數(shù)據(jù)庫。所謂專題數(shù)據(jù)庫就是對某一專題文獻進行認真審閱、研究,將有價值的文獻分離出來,利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和文獻學的規(guī)范加以處理,使之成為所需的專題文獻。由于地方文獻往往隱含在既豐富又分散的內(nèi)部信息中,如果沒有適當?shù)囊龑?用戶難以識別和利用,從而會導致地方文獻利用率低,社會影響力不高的狀況,所以深入到地方文獻的篇名、甚至數(shù)據(jù)等,將地方文獻的內(nèi)容充分揭示出來,形成一批新穎豐富、水平較高的二、三次文獻等。
筆者認為目前無錫地區(qū)應(yīng)先建立以下地方文獻數(shù)據(jù)庫。
首先,建立《無錫籍名人圖片資料數(shù)據(jù)庫》。自古以來被譽為漁米之鄉(xiāng)的無錫,在這片地杰人靈的富饒土地上孕育了眾多的古今名家,從政治家、科學家、思想家到涉及各個領(lǐng)域的杰出人物。如:博古、徐悲鴻、錢鐘書、榮氏家族等。這些名人在各自不同的時代、不同的領(lǐng)域里做出了非凡的貢獻,并著有大量的著作和手稿,為家鄉(xiāng)乃之整個華夏民族留下了豐富的精神財富和物質(zhì)財富。據(jù)無錫市圖書館對《榮氏文庫》清核后發(fā)現(xiàn),僅榮氏家族為無錫市圖書館捐贈的圖書中有關(guān)無錫歷代沿革、風土人情、工商物產(chǎn)、名流勝跡、藝文專著等無錫人著述搜羅尤富,地方志也收藏頗多。此外還有許多名人名家為這些具有重大貢獻的杰出的無錫籍地方人士撰寫了研究、評價的大量的文獻資料,從這些已有的著作和手稿中留下了豐富的具有重要地方特色的文獻,形成了無錫市特有的寶貴的地方文獻資源,從而為建立無錫地區(qū)地方文獻數(shù)據(jù)庫奠定了基礎(chǔ)。據(jù)了解,無錫市圖書館近年來對無錫地區(qū)地方文獻做了大量的挖掘、整理工作,如《無錫籍人物圖片長廊展》等,為建立無錫地區(qū)地方文獻數(shù)據(jù)庫做了比較充分的前期準備工作,因此目前建立無錫地方文獻數(shù)據(jù)庫已具備了必要的條件和地方文獻信息物質(zhì)基礎(chǔ)。當前,特別需要的是市政府和各級領(lǐng)導的'支持、關(guān)心和資金的到位,因為有領(lǐng)導的支持和重視,將使這項工作得以順利地進行,使其及早和用戶見面,服務(wù)于用戶,使無錫地方文獻最大限度地滿足于用戶,同時也是我們廣大館員多年來的最大心愿和用戶的心愿。
其次,建立《地方籍人物資料數(shù)據(jù)庫》。從湖南省圖書館建立的專題人物數(shù)據(jù)庫的信息反饋中得知,《地方籍人物資料數(shù)據(jù)庫》需求量大,特別是新聞媒介的需求,同時對其提供有償服務(wù),值得我們借鑒、學習。
最后,建立專題數(shù)據(jù)庫,如《無錫旅游數(shù)據(jù)庫》、《無錫名優(yōu)產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫》等。對專題數(shù)據(jù)庫的錄入,不但要求對圖書外部特征、主題、分類等詳細著錄外,還要進行深層次的挖掘,對某些專題進行文摘或提要式錄入,對比較重要的文獻在各個方面條件成熟的情況下進行全文錄入。這就使得無錫地方文獻數(shù)據(jù)庫上網(wǎng)后,國內(nèi)外的用戶都可隨時檢索到自己需要的資料內(nèi)容,最大限度地滿足讀者需求。
六、地方文獻數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量控制
建立無錫地方文獻數(shù)據(jù)庫最終目的是實現(xiàn)文獻傳遞和資源共享,只有通過建立高質(zhì)量、標準化的數(shù)據(jù)庫才能達到目的。因此必須按規(guī)范化、標準化的要求,嚴格把關(guān)、審校。從數(shù)據(jù)的采集、著錄、標引、加工、錄入等每個程序著手,制定出一系列的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)工作細則,并配以科學的工作流程來層層把好質(zhì)量關(guān)。此外,地方文獻由于是從古到今的收藏,時間跨度長,一般都是多人著錄,其必然存在著差異。再加上國家頒布的標引、編目等細則也幾經(jīng)修改,各個時期文獻著錄內(nèi)容、格式也在改變,因此必須按現(xiàn)行的國家標準,對原有的書目進行審校、修改、補充,審校是保證數(shù)據(jù)庫質(zhì)量的重要環(huán)節(jié),為減少數(shù)據(jù)庫的錯誤,保證每條內(nèi)容的準確性,要全面、認真、仔細地逐項核對,發(fā)現(xiàn)問題及時修改,確保地方文獻數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。
"越是地方的,越是世界的"。建立高質(zhì)量的無錫地區(qū)地方文獻數(shù)據(jù)庫,旨在高速發(fā)展的知識經(jīng)濟的今天,發(fā)揮其自身的文獻價值、讓本地區(qū)廣大用戶直接受益外,更重要的是通過上網(wǎng)服務(wù)后,讓更多的中外游客來無錫旅游,讓他們領(lǐng)略無錫秀美的自然風光和人文建設(shè);讓更多的投資商認識無錫,了解無錫優(yōu)越的地理環(huán)境和良好的投資氛圍,吸引更多的投資商來錫投資,從而更進一步推動無錫經(jīng)濟的發(fā)展。因此,希望各級領(lǐng)導關(guān)注、支持這項工作的順利進行,使無錫地方文獻數(shù)據(jù)庫早日建成,發(fā)揮更大的社會效益和經(jīng)濟效益。
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