文件的管理制度（通用15篇）
在現(xiàn)在社會，制度起到的作用越來越大，制度對社會經(jīng)濟、科學技術、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編幫大家整理的文件的管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
文件的管理制度 1
為了推進機關涉密文件管理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高涉密文件處理工作的效率和質量，結合工作實際，制定本制度。
一、收文。收到上級或其他部門發(fā)來的文件后要履行簽收手續(xù)，簽收人應注明收到的具體時間，書寫其文件的全稱。簽收后要認真核對信封號碼、件數(shù)，開拆后要認真核對文件的文號、件數(shù)與發(fā)文通知單是否相符，如有差錯，應立即向有關部門反映，文件拆封應由文件管理人員或指定的人員負責，其他人員無權拆封。對注有領導同志“親收”字樣的信件，應由領導同志本人或指定的.專人拆封。收文后要認真填寫收文登記簿，將來文單位、文件標題、文號、密級、份數(shù)、收到時間等內容登記清楚。
二、發(fā)文。分發(fā)上級來文和本單位形成的文件，要根據(jù)文件的內容和領導的批示意見確定文件分發(fā)范圍。下發(fā)的文件要認真實行文件、發(fā)文通知單、信封“三對照”，防止錯發(fā)、漏發(fā)。外送的文件要在信封上加蓋密級章。絕密文件要單獨裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發(fā)出的文件由收發(fā)員登記后發(fā)放，收文單位簽收，或由郵電局機要通訊發(fā)出，不準捎帶，不發(fā)掛號，更不得發(fā)平信。當日的文件要當日送完，不得積壓或延誤。
三、辦文。文管人員根據(jù)領導的批辦意見，認真辦理。在辦理過程中，要注意把握好每一個環(huán)節(jié)，交辦有手續(xù)，收回有注銷。做到及時、不拖、不壓、不誤。對領導批示的查辦件，要及時檢查辦理情況，建立催辦記錄，并定期向領導報告。
四、傳閱。按照上級有關規(guī)定和領導批示意見進行傳閱，不得任意擴大閱讀范圍。閱讀文件要在辦公室或閱文室內進行。傳閱的文件要放在文件夾內，夾內要有目錄、編號，以便查對。不準從夾內抽文件，不得橫傳或倒手轉借。閱文人不在時，傳閱夾要放入抽屜內落鎖，不準堆放在辦公桌上。
五、借閱。借閱文件要經(jīng)過批準，嚴格借閱手續(xù)，限期退回。如需延長使用時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱文件，要持有介紹信，并符合閱文規(guī)定。借閱的文件要登記，歸還后要及時注銷。
六、復印。不經(jīng)批準，不得隨意復印上級文件和領導同志的講話。確因工作需要必須復印時，要經(jīng)發(fā)文機關同意。要嚴格登記、管理制度，對復印的文件、資料，應與正式文件一樣對待，認真辦好分發(fā)手續(xù)，按時清退，不得遺失。
七、管理。涉密文件要存放在鐵制櫥內分類放置，經(jīng)常清點核對。一月一清理，一季一核對，做到文件和登記相符。如發(fā)現(xiàn)短缺，應及時查找。領導人參加上級會議帶回的文件，要及時交文管人員登記、保密。
八、清退。對下發(fā)的文件，要按照上級規(guī)定，認真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要認真組織查找。確實查找不到的要追究責任，落實到人，并作出適當處理。
九、銷毀。各級黨委、政府、各部門嚴禁私自銷毀涉密文件，銷毀涉密件要經(jīng)過上級保密管理部門、本單位領導審核同意后方可銷毀。嚴禁向廢品收購部門和攤販出售內部文件、刊物和資料。
文件的管理制度 2
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍：
公司的規(guī)劃、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、檔案管理員的職責：
1.貫徹執(zhí)行黨和國家關于檔案工作的方針、政策。嚴格遵守《檔案管理法》。
2.積極參加檔案工作的對外協(xié)作活動。
3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案資料，努力學習檔案專業(yè)知識，不斷提高檔案管理水平。
4.定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。
5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類和綜合工作。
6.保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案的借閱
1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時，由部門經(jīng)理核批。
2.公司檔案的'借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準�？偨�(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批。
3.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
五、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
4.經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
文件的管理制度 3
為了控制公司文件發(fā)放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。
1、文件的發(fā)放：
(1)財務部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義構成且在本部門管轄范圍內發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時，務必將文件打印并復印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人務必負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。
(4)需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學習材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關個人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制構成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認可)，連同編制構成部門負責人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字數(shù)多少和繁簡狀況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時務必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構成部門負責人的私章。
3、文件的換頁：
(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構成將需修改頁面進行修改并打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。
(2)所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間，將原頁銷毀。
4、文件的回收、作廢：
(1)因公司制度匯總、部門調整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制構成部門負責人，安排原發(fā)放人予以回收。
(2)文件發(fā)放人在回收文件時，務必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名后回交。
(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統(tǒng)一回收的'文件、報表等無效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。
5、其它規(guī)定：
(1)任何部門以公司名義構成的文件討論稿或正式稿，務必發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負責人及其他相關聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進行修改，確保接口部門的相互配合。
(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務必在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關部門負責人接收后務必領學或傳達應執(zhí)行的員工，認為有必要復印下發(fā)到相關員工時，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。
文件的管理制度 4
1.目的：為適應當前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)約紙張辦公，公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。
2.適用范圍：適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。
3.職責
3.1董事長負責批準企業(yè)綜合管理手冊。
3.2總經(jīng)理負責批準各系統(tǒng)管理分手冊。
3.3公司各分管領導對本系統(tǒng)文件進行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標準有關內容。
3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。
3.5企業(yè)管理部負責組織企業(yè)管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的'適用性，負責山西四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業(yè)指導書、目標指標等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。
3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標準規(guī)范及其他要求，盡量在網(wǎng)絡中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站，資源共享。質量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術管理部每年發(fā)布一次與質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術相關的適用法律法規(guī)及其他要求清單。
3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發(fā)放等管理；
3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。
文件的管理制度 5
機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導簽批，文件應于當日處理，電報、急件隨到隨處理。
(二)按領導簽批的范圍進行傳閱。
(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。
(四)歸檔，交上級部門。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進行傳閱。
(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領導閱后所作的批示，要及時通知有關科室辦理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。
三、保密
(一)機要人員要忠于職守，認真負責，嚴守保密規(guī)定，做到不該說的不說。
(二)對于機要文件，要單獨存放，嚴加保管。
(三)借閱機密、秘密級文件，需經(jīng)辦公室主任批準;絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領導批準。
(四)各級領導要嚴格執(zhí)行領導保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件，不得復制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的'文件，應及時清理收回，分類整理，持續(xù)整潔、清潔。
(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。
(三)干部出差、調動工作或離退休時務必將自己使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。
(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。
文件的管理制度 6
一、物業(yè)部服務中心管理員專職負責服務中心所有文件(通知、命令、公函、總結、報告、通報、會議記要等)及資料(技術圖紙、手冊、個人簡歷、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案、戶口檔案等)的存檔,收集和保管。
二、任何人借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
三、屬機密文件的`要妥善保管,不準散播內容,不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。
四、員工個人檔案屬秘密材料,他人無權翻閱,保管人員也不得將這些資料擅自給他人過目。
五、文件資料要進行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序,還是按內容,按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚標明。
六、要經(jīng)常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要急時清理,無保存必要的材料,經(jīng)物業(yè)部領導批準可做銷毀處理。
文件的管理制度 7
一、總則
1、為提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)文書處理的有關規(guī)定，結合我企業(yè)實際情況，特制定本制度。
2、文件管理內容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。
3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
二、發(fā)文管理
1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。
2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。
3、發(fā)出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。
4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應統(tǒng)一登記，并標注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負責。
5、發(fā)文辦理工作程序：
�。�1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。
（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準備。
（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。
�。�4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。
（5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復核，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領導簽署意見成文稿的內容，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號，確定份數(shù)后印制。
（6）用�。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進行蓋章。
�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
三、收文管理
1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業(yè)務往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經(jīng)理閱示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。
2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經(jīng)理上報或移交辦公室，直接上報總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。
4、辦公室收到文件，應根據(jù)文件內容和性質全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的.公文，經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內容、總經(jīng)理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱。
6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序：
�。�1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統(tǒng)一進行收文登記。
�。�2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數(shù)、等逐項進行登記。
�。�3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規(guī)定的，辦公室應根據(jù)文件的內容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經(jīng)理批示后交有關部門辦理。
（4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。
（5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協(xié)商辦理，并負責回復辦理結果。
�。�6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結果。
�。�7）注結：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。
�。�8）存檔：在收文辦理結束后，應根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。
四、保密文件管理
1、嚴格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。
2、制發(fā)保密文件時，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報送總經(jīng)理審批后印發(fā)。
3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復印。
4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。
五、文件的銷毀
1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報總經(jīng)理批示。
2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進行銷毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負責解釋。
2、本制度自發(fā)文之日起實施。
文件的管理制度 8
辦公室文件管理規(guī)定
第一條：文件是傳達貫徹上級指示、精神，請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具。
第二條：文件實行統(tǒng)一管理；公文的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。
第三條：對文件中涉及公司應保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。
第四條：辦公室文件等級擬定為：機密文件、一般文件。機密文件打印由總經(jīng)辦指定負責人打印，機密文件只印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，閱完后由起草人收回歸檔。文件等級，由發(fā)文部門的主管領導根據(jù)文件內容確定。
第五條：發(fā)文的程序擬定為：擬搞、審核（文件審批表）、印發(fā)（總經(jīng)辦簽章、印發(fā)）、簽收（收文部門）、存檔。
第六條：收文的處理程序為：收文、分文、傳送、歸檔。
第七條：各級領導對送來的文件要及時閱批，急件的.，當天批復；一般文件的，兩天內批復。
第八條：各級領導閱、批公文應仔細認真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。
第九條：公司所有發(fā)文，總經(jīng)辦應有存檔，并將文件原稿（經(jīng)審核稿）連同相關“附件”送總經(jīng)辦存檔，有領導指示的，還應附批復件。
第十條：收文由總經(jīng)辦統(tǒng)一負責；總經(jīng)辦收文后，應先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內容，分送相關部門/領導閱批；閱批完畢后，由總經(jīng)辦轉發(fā)、歸檔。第十一條：所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。
第十二條：如因需要，對一般文件的借閱，管理人必須讓其登記并注明借閱時間、歸還時間。
第十三條：作廢文稿禁止隨意扔棄，須回收做妥善銷毀處理。
第十四條：文稿一經(jīng)簽發(fā)，即為定稿，未經(jīng)簽發(fā)人準許，不得擅自修改。
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1適用范圍
本程序適用于公司范圍內施工技術文件的編寫、審批、修改、出版、發(fā)布、管理和實施。
2目的
規(guī)定施工技術文件產(chǎn)生、發(fā)布、使用、修改、保管的控制要求,旨在規(guī)范技術文件的產(chǎn)生及實施過程。
3技術文件分類
3.1項目管理實施規(guī)劃/施工組織設計
項目管理實施規(guī)劃/施工組織設計,是組織和管理工程施工總的指導性文件。應依據(jù)施工承包合同、設計文件及施工組織設計綱要(公司投標文件)編定。經(jīng)過批準的施工組織設計作為開工的必備條件。
3.2施工措施,是指導工程某一個分部或某一個工序施工的文件,必要時進行編制。其內容應突出施工重點,更具有操作性。
3.3施工作業(yè)指導書
是以可操作性為主要特征的技術性文件。
3.4工藝手冊
是某些施工技術經(jīng)過一定時間的應用、驗證后,總結形成的典型施工/加工方法的技術文件。
4職責和權限
4.1工程管理部
負責對公司施工技術文件的全面管理和控制,并保證其適用性和正確性。
4.2實施單位
4.2.1工程項目部/生產(chǎn)單位、隊及施工人員,必須依據(jù)批準/指定的施工技術文件
進行施工管理和施工操作。
4.2.2各級工程技術人員,按相應的分工職責,負責進行技術交底和工程施工過程的監(jiān)督、檢查工作。以保證全面、正確的貫徹和落實技術文件的內容。
4.3相關部門
各相關職能部門應以批準/指定的施工技術文件為依據(jù),對工程項目進行管理、監(jiān)督、檢查及服務。
5施工技術文件的產(chǎn)生與實施管理
5.1施工技術文件流程。(詳見圖1)
5.2施工技術文件的編、審、批
5.2.1項目管理實施規(guī)劃/施工組織設計由項目經(jīng)理組織、項目總工編制、機關主要生產(chǎn)職能部門會簽、工程管理部審核、主管副總經(jīng)理批準。
5.2.2施工措施由施工隊專責技術員編制、項目總工審核、項目經(jīng)理批準。
5.2.3施工作業(yè)指導書根據(jù)項目管理實施規(guī)劃/施工組織設計的`技術資料清單、設備和材料供應要求組織編制。
一般作業(yè)指導書由技術員編制、項目總工審核、分公司主任工程師批準。重要和特殊的作業(yè)指導書由項目總工編寫,工程管理部審核,總工或者各專業(yè)副總批準。涉及有重大安全風險的作業(yè)指導書應有安全責任人員審查會簽。
帶電跨越施工作業(yè)指導書必須有項目總工和帶電跨越架搭設單位共同編寫,工程管理部、安全監(jiān)察部主任審核,公司總工程師批準。
5.2.4工藝手冊的編制與選用
工藝手冊中的工藝和施工方法屬成熟的工藝方法,由工程管理部組織編制,供工程中選用。選用者應對所選用的工藝手冊進行確認簽字,并報批準,確保其選用的符合性。
5.3出版、頒發(fā)及使用
5.3.1工程管理部負責公司技術文件的出版、頒發(fā)和使用管理,并對出版文件備份及歸擋。
5.3.2各施工單位批準的技術文件,由批準單位負責出版及報送公司有關職能部門備案。
5.3.3項目工程技術文件必須報工程管理部備案。
5.4.驗證
5.4.1施工技術文件編制應充分發(fā)揚技術民主,充分吸取有關專業(yè)人員和施工人員的意見,必要時應召集有關會議聽取意見和建議。
5.4.2施工作業(yè)指導書開始使用時,應進行可行性驗證,確認可行后正式使用。
5.5修改
施工技術文件一經(jīng)批準出版后,任何單位/部門和個人,不得擅自修改。若有重大設計修改時,應提出修改報告,由原編審批人員修改文件。
5.6保管
5.6.1施工作業(yè)指導書/工藝手冊是本企業(yè)知識產(chǎn)權的一部分,領用單位和個人應在控制范圍內登記、領用并負責保管。
5.6.2領用人責任
a)遵守公司有關技術保密規(guī)定,除在指定工程中使用外,不得私自向外部提供本企業(yè)出版的施工技術資料。
b)工藝手冊是典型施工技術標準,可以長期和反復使用,領用人應妥善保管。需要重新印制或再版發(fā)行時,應按重新領用手續(xù)登記。
6標識
6.1文件編號
施工技術文件的編號由項目部資料員依據(jù)公司程序文件的要求和檔案管理的規(guī)定確認。
6.1責任署名
施工技術文件應有審批頁,由批準、審核、編寫者簽名以示責任標識。
6.2單位署名及出版日期
按公司文件統(tǒng)一規(guī)定格式在封面正下方標識。
7記錄及其管理
《技術文件審批表》由編制單位(部門)負責保管,保存期與技術文件同步。
文件的管理制度 10
1目的
運用科學有效的管理方法，規(guī)范上海分公司、各管理處對質量體系文件的控制，從而保證質量體系的有效運行。
2適用范圍
適用于上海分公司、各管理處對質量體系文件的建立、使用和保存等等。
3職責
3.1管理部質量主管負責所有質量體系文件的控制。
3.2分公司內部使用的作業(yè)指導書由部門內部人員編制;管理處內部使用的作業(yè)指導書由相關人員編制。
3.3管理者分代表和相關主管人員負責分公司內部使用的質量體系文件的審核和日常督促改進工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內部使用的質量體系文件。
3.4分公司經(jīng)理負責分公司內部和管理處內部使用的'質量體系文件的批準。
4實施程序
4.1質量體系文件的建立
4.1.1質量手冊和程序文件。質量手冊和程序文件由總公司質量部統(tǒng)一編制發(fā)放，分公司管理處不得涂改。
4.1.2管理處作業(yè)指導書
4.1.2.1管理處作業(yè)指導書由管理處各部門相關人員編寫、排版、打印。
4.1.2.2相關部門主管需要對作業(yè)指導書進行會審，分管副總經(jīng)理負責復審，總經(jīng)理負責審批。
4.1.2.3質量主管對文件進行編號及排版檢查，并辦理《作業(yè)指導書審批單》。
a.編號方法為:
wi-sh(xxx)-xx-xxx
順序號
文件類別號
上海分公司xxx管理處代碼
作業(yè)指導書代碼
文件類別號有九類，分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設施、設備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務、
社區(qū)文化)、jy(經(jīng)營、財務管理)、bm(部門工作指導)、st(食堂)。
b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。
4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部，33-02為管理部，33-03為市場部，33-04為工程部，33-05為財務部，33-06為凱迪克大廈管理處。
4.1.3物業(yè)管理方案
4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項目管理處負責編寫。
4.1.3.2管理者分代表負責《物業(yè)管理方案》的審核，總經(jīng)理復審后報總公司主管領導批準。
4.1.3.3質量主管對《物業(yè)管理方案》進行編號、排版和打印。
4.2質量體系文件的修改
4.2.1在質量體系文件的建立過程中，對審核和批準不通過的質量體系文件要進行修改或重新編寫。
4.2.2對投入使用的質量體系文件修改需經(jīng)過審批，審批權限參照文件建立審批權限。
4.2.3文件修改時，由提出人填寫《體系文件修改申請單》，經(jīng)原文件審批人員審批后，由質量主管將修改的內容加到正式文件中。
4.2.4文件內容修改后，對修改某頁要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁》中注明。
4.2.5當文件修改超過5次或修改內容較多時，應換版。
4.3質量體系文件的使用
4.3.1作業(yè)指導書的編制人員負責向文件執(zhí)行人員進行文件解讀和培訓，并對文件實施的情況進行檢查，質量主管負責建立《體系文件目錄》。
4.3.2所有質量體系文件在使用中要保持版面清潔。
4.4質量體系文件的發(fā)放
4.4.1質量體系文件發(fā)放方式:質量體系文件發(fā)放給相關業(yè)務部門時，質量主管先將質量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管，讓其自行選擇本部門需使用的文件，而后質量主管將其選定的文件內容復印發(fā)放給相關部門。
4.4.2質量體系文件的發(fā)放需建立相應的《受控文件發(fā)放記錄表》，由領用人簽名登記。
4.4.3除外來文件以外，發(fā)放到各部門的質量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色受控文件章。
4.5質量體系文件的借閱
4.5.1除公司領導外，其他人員借閱質量體系文件均需經(jīng)過質量主管的批準，并填寫《文件借閱登記表》。
4.5.2借出和歸還文件時，必須辦理清點手續(xù)，由質量主管和借閱者當面核對清楚。
4.5.3未經(jīng)批準不得對質量體系文件進行復制。
4.5.4文件如有丟失、損壞，需立即采取相應措施，并追究當事者責任。
4.6質量體系文件的保存
4.6.1管理處作業(yè)指導書保存一份原件，作業(yè)指導書的電子文檔要做備份。
4.6.2質量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導書原件存放于管理部文件架內，應排列整齊，以便查找。發(fā)放到各部門的質量體系文件由各部門自行保存，不得遺失。
4.6.3文件存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
4.6.4作廢的質量手冊、程序文件要交還總公司質量部，不得自行銷毀。
4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導書因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷毀，
但須保存一份加蓋作廢章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀，并建立《作廢文件保存清單》。
5質量要求
所有質量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進行管理。管理處的作業(yè)指導書還需按照本文件的規(guī)定進行控制。
6監(jiān)督檢查
總經(jīng)理負責按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質量體系文件的控制進行監(jiān)督和檢查。
7改進分析
本文件的使用過程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應及時修改，以保證質量體系文件控制的有效性。
8記錄、標識
8.1《作業(yè)指導書審批單》
8.2《文件借閱登記表》
8.3《受控文件發(fā)放記錄表》
8.4《作廢文件保存清單》
8.5《文件修改狀態(tài)頁》
8.6《體系文件目錄》
8.7《體系文件修改申請單》
文件的管理制度 11
一、為適應公司全方位規(guī)范化科學管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務。
三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調查、聯(lián)系群眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風,努力提高文件質量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時、安全,嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節(jié)文件分類
一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強制性行政措施,用規(guī)定。
二、決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排,用決定。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項,用決議。
三、通知。轉發(fā)上級機關文件,批轉下級文件,要求下去辦理和需要共同執(zhí)行的'事項,用通知。
四、通報。表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用通報。
五、請示、報告。向上級請求批示與批準,用請示。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用報告。
六、批復。答復請示事項用批復。
七、函。商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等,用函。
八、會議紀要。傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用會議紀要。
文件的管理制度 12
一、嚴格履行保密職責,嚴守秘密,責任分明。
二、有專人負責領取密級文件,并由a、b角負責公務網(wǎng)的文件接收,并及時做好收文登記(并注明密級)、編號、傳遞、簽收、保管等工作。
三、將已閱處的保密文件及時放入專用保密箱,確保文件的.。
四、保密文件采取專用文件夾進行傳閱,注明周轉時間、文件編號、文件件數(shù),嚴格辦理閱讀者簽名手續(xù)。
五、嚴格按規(guī)定控制傳閱范圍,每個環(huán)節(jié)都嚴格把關,確保文件在每個環(huán)節(jié)的安全。
六、嚴格做好不復印保密文件,不擅自擴大傳閱范圍,不自行橫傳、不隨意摘抄密件內容,不向傳閱范圍之外的人員談論密件內容,真正做到將其泄密可能降到最低。
七、按規(guī)定及時清退密級文件。
八、按規(guī)定統(tǒng)一上交保密廢紙。
文件的管理制度 13
1.設立專門的設備管理部門，負責維護工作的`規(guī)劃、執(zhí)行與監(jiān)督。
2.對維護人員進行定期培訓，提升其專業(yè)技能和服務意識。
3.實施設備設施的定期巡檢制度，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在問題。
4.建立設備維護檔案，詳細記錄設備的歷史狀態(tài)、維修記錄及性能變化。
5.定期開展維護工作審查，評估制度執(zhí)行情況，適時調整優(yōu)化。
6.引入預防性維護策略，預測設備故障，提前進行維修或更換。
7.加強與供應商的合作，確保維修材料和工具的質量與供應。
通過上述方案的實施，我們期望能構建一個科學、規(guī)范、高效的維護管理體系，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎。
文件的管理制度 14
1.技術文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類�！笆芸亍蔽募概c質量管理體系運行的有關文件。
2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.文件領用者，因文件丟失或者損壞需要領用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經(jīng)常務副總審核、批準后方可領用。
4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經(jīng)常務總經(jīng)理批準后方可借閱。
5.作廢文件銷毀時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批準，統(tǒng)一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。
7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改并簽名。
8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經(jīng)常務副總批準后辦理借閱手續(xù)借閱，公司人員經(jīng)行政部部長批準后，辦理借閱手續(xù)。
9.質量記錄的管理和保存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質量記錄清單》的'要求實施。
10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂，行政部負責歸檔并規(guī)定期限保存。
11.質量記錄銷毀：對于超過保存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總審核批準后，進行銷毀并填寫《質量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。
12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄，填寫《監(jiān)督檢查記錄》，發(fā)現(xiàn)問題及時進行糾正。
文件的管理制度 15
1.設立環(huán)保管理部門，負責制度的執(zhí)行和監(jiān)督，確保各項規(guī)定落實到位。
2.對新項目進行環(huán)保評審，將環(huán)保因素納入項目決策，從源頭控制環(huán)境影響。
3.定期開展環(huán)保審計，檢查各項環(huán)保措施的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。
4.與第三方專業(yè)機構合作，獲取最新的環(huán)保技術和管理經(jīng)驗，提升我們的`環(huán)保管理水平。
5.建立激勵機制，對在環(huán)保工作中表現(xiàn)突出的團隊和個人給予獎勵，激發(fā)全員參與環(huán)保的積極性。
通過上述方案，我們將構建一個全面、系統(tǒng)的工程環(huán)保管理體系，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與環(huán)境效益的雙贏。讓我們共同努力，為創(chuàng)造一個可持續(xù)發(fā)展的未來貢獻力量。
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