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人力資源檔案管理制度（精選17篇）
在生活中，人們運(yùn)用到制度的場合不斷增多，制度是維護(hù)公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編為大家收集的人力資源檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
人力資源檔案管理制度 1
第一條為加強(qiáng)檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標(biāo)書、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報(bào)表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的'收集、整理、報(bào)送、存檔、應(yīng)用及管理工作。
第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和公司運(yùn)行管理部門是檔案信息資料的來源，負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報(bào)送工作。
第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時向生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)部門及時提供。
第七條舊管網(wǎng)改造時，由規(guī)劃建設(shè)管理部進(jìn)行現(xiàn)場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的，應(yīng)同步更新。
第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。
第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從_年一月一日起執(zhí)行。
人力資源檔案管理制度 2
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實(shí)行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。
4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的`借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4、檔案借閱者必須做到：
�、賽圩o(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
人力資源檔案管理制度 3
一、嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報(bào)、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的'正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
�、傥募牧淆R全完整;
�、诟鶕�(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
�、鄹鶕�(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
人力資源檔案管理制度 4
第一節(jié)員工招聘
一、招聘原則：用人唯賢、公開、公平、公正，不拘一格選拔人才。
二、招聘條件：符合工作崗位所要求的年齡、性別、學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)、執(zhí)業(yè)資格、職稱等條件，思維敏捷、實(shí)際工作能力強(qiáng)，具備較好專業(yè)知識，身體健康，政治面貌清楚。
三、招聘程序：
1、公司行政辦每年定期進(jìn)行人力資源盤點(diǎn)，全面了解各職能部門的崗位設(shè)置，人員及到崗情況，并擬定出公司年度人力資源配置計(jì)劃草案。
2、行政辦根據(jù)總經(jīng)理批準(zhǔn)后的人力資源配置計(jì)劃開展具體招聘活動。
四、招聘流程：
1、行政辦首先對應(yīng)聘人員填寫的《應(yīng)聘人員登記表》及提供的相關(guān)資料(身份證、學(xué)歷證、職稱證等)確認(rèn)真實(shí)有效的基礎(chǔ)上，對照應(yīng)聘崗位《職務(wù)說明書》進(jìn)行初步篩選，確定符合條件的人員參加面試和復(fù)試。
2、應(yīng)聘人員的面試和復(fù)試由行政辦與用人部門經(jīng)理共同進(jìn)行(高級員工由總經(jīng)理進(jìn)行)。
五、聘用
1、面試和復(fù)試合格者由行政辦呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，發(fā)出聘用通知。被聘用員工與公司簽訂勞動合同或用工協(xié)議(試用)并開始進(jìn)入3個月的試用期。
2、行政辦組織開展新員工的入職培訓(xùn)并與用人部門一道對員工試用期進(jìn)行跟蹤考核。
3、被聘用的新員工試用期發(fā)給試用期包干工資，試用期滿并經(jīng)考核合格的，公司將確定其正式工資級別并簽訂正式的勞動合同或用工協(xié)議。
第二節(jié)勞動合同
一、合同種類：
1、試用期合同：新員工須經(jīng)過3個月試用期，其間與公司簽訂試用期合同。
2、正試合同：試用期滿經(jīng)考核合格，男45歲(含45歲)、女40歲(含40歲)以下，原無工作單位或雖有工作單位(行政、事業(yè)單位除外)但己與原單位解除勞動關(guān)系的員工簽訂正式勞動合同。
3、用工協(xié)議：試用期滿經(jīng)考核合格，除以上第2條規(guī)定以外的所有員工簽訂用工協(xié)議。
二、合同期限：
1、試用期合同期限為3個月。
2、正式勞動合同(或用工協(xié)議)期限根據(jù)員工工作崗位等不同情況，分為以下兩種：
(1)公司與中、高級員工及骨干員工簽訂期限為3年的正式勞動合同(或用工協(xié)議)，超過3年期限由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
(2)公司與普通員工簽訂期限為1年的正式勞動合同(或用工協(xié)議)。
三、合同簽訂程序：
1、公司行政辦負(fù)責(zé)指導(dǎo)新聘員工和續(xù)聘員工簽訂《勞動合同書》(或用工協(xié)議)。
2、《勞動合同書》(或用工協(xié)議)一式二份，雙方各執(zhí)一份。
3、公司與員工雙方同意在勞動合同期滿后續(xù)簽勞動合同的，應(yīng)在原合同期滿前30日內(nèi)重新訂立《勞動合同書》(式用工協(xié)議)。
第三節(jié)人事調(diào)整制度
一、人事晉升管理：
1、建立定期晉升制度，通過員工晉升，彌補(bǔ)空缺崗位，保證組織的正常運(yùn)行。
2、員工晉升由其所在部門主管向行政辦提交《晉升推薦表》，并闡明晉升理由。
3、行政辦對部門晉升請求進(jìn)行審核，并負(fù)責(zé)考察該員工的工作表現(xiàn)。
4、公司成立員工晉升考核小組，由行政辦安排晉升考核，具體晉升考核為：員工述職、部門評價、行政辦評價、考核小組隨機(jī)提問、考核小組總結(jié)。
5、員工晉升考核通過后，由行政辦發(fā)放書面晉升通知及新崗位《職務(wù)說明書》并以人事變動發(fā)文通報(bào)。
6、員工晉升職務(wù)后，按新任職務(wù)確定報(bào)酬。
二、人事降職管理：
1、員工有下列情行之一者，公司將對員工進(jìn)行降職處理。
①、由于組織機(jī)構(gòu)調(diào)整而精減工作人員。
�、�、不能勝任本職工作，年度考核不合格，但又不構(gòu)成辭退條件的，可考慮降職處理。
�、邸T工因身體狀況欠佳不能承擔(dān)繁重工作的，可考慮對員工進(jìn)行降職處理。
�、堋⒁拦締T工獎懲條例對違反紀(jì)律的員工進(jìn)行降職處理。
2、操作程序：
①、部門主管向行政辦提出該部門擬降職員工的降職請求和薪資降級申請(部門經(jīng)理以上人員由總經(jīng)理提出)。
�、�、行政辦根據(jù)降職管理規(guī)定對部門提出的降職請求和降薪申請進(jìn)行審核后，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
�、邸⒔�(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政辦以書面形式通知本人，并以人事變動發(fā)文通報(bào)。
三、人事調(diào)動管理
員工因工作需要進(jìn)行公司內(nèi)平行的人事異動依下列程序辦理。
1、部門主管向行政辦提出員工調(diào)動請求。
2、行政辦根據(jù)部門主管提供的資料和職務(wù)說明書中規(guī)定的任職資格對調(diào)動請求進(jìn)行審核后呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)后，行政辦提前10天以書面形式通知本人，并以人事變動發(fā)文通報(bào)。
4、員工須在7天內(nèi)辦理好工作交接手續(xù)。
四、人事辭職管理
1、公司員工因故辭職，本人應(yīng)提前30天向所在部門提出辭職申請報(bào)告并填寫《離職通知書》，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后送行政辦審核。
2、行政辦審核無誤后呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、辭職員工須在規(guī)定時間(10個工作日)辦理好工作移交和財(cái)產(chǎn)清還手續(xù)。在規(guī)定時間內(nèi)在財(cái)務(wù)部辦理相關(guān)手續(xù)，領(lǐng)取薪金。
4、員工有下列情行之一，不得辭職。
①、涉及公司重要機(jī)密，特殊職位不滿解密期的。
②、重要業(yè)務(wù)尚未處理完畢，且必須由本人處理的。
�、�、正在接受公司審查的。
五、人事辭退管理
1、員工有下列情行之一者，公司有權(quán)予以辭退。
�、�、在試用期內(nèi)不符合錄用條件的。
�、凇⒉宦男袆趧雍贤�。
�、�、嚴(yán)重違反公司勞動紀(jì)律或公司規(guī)章制度的。
�、堋�(yán)重失職，營私舞弊，對公司利益造成重大損害的。
�、荨⑦B續(xù)曠工超過三天或一年累計(jì)曠工超過10天(含10天)的。
�、�、因自身原因被司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任的。
2、有下列情行之一者，公司有權(quán)辭退員工，但應(yīng)提前一個月以書面形式通知該員工。
�、佟⒁蚬緲I(yè)務(wù)緊縮須減少一部份員工時。
�、�、合同訂立時所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化，致使原勞動合同無法履行，經(jīng)雙方協(xié)商不能就變更合同達(dá)成協(xié)議的`。
3、辭退程序：
�、�、員工出現(xiàn)以上情形之一時，由部門主管向行政辦提出辭退申請，(部門經(jīng)理以上人員由總經(jīng)理提出)。
�、�、公司依據(jù)以上第2點(diǎn)中①②條款規(guī)定與員工解除勞動合同時，行政辦應(yīng)審核員工工作日，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)給該員工一次性離職補(bǔ)償金(補(bǔ)償金計(jì)算：員工在公司連續(xù)工作滿6個月以上至12個月者發(fā)給一個月本人實(shí)得工資作為補(bǔ)償金，工作滿一年以上按每工作一年發(fā)給一個月工資標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算補(bǔ)償金)
�、�、經(jīng)總經(jīng)理同意后，行政辦應(yīng)提前通知員工本人，并向員工下達(dá)《離職通知書》，員工填寫好后由部門主管、行政辦分別簽注意見報(bào)總經(jīng)理審批。
④、員工在離開公司前辦理好工作的交接手續(xù)和財(cái)產(chǎn)清還手續(xù)后，方可在指定日期到財(cái)務(wù)部辦理相關(guān)手續(xù)，領(lǐng)取薪金或離職補(bǔ)償金。
第四節(jié)薪酬福利制度
一、薪酬組成：
本公司員工收入由基本工資，各種津補(bǔ)貼及獎金三部份組成。
二、薪酬制度：
1、公司按員工的實(shí)際工作天數(shù)支付工資，付薪日期為每月29日，支付的是員工當(dāng)月工資，若付薪日恰逢節(jié)假日，則在最近的工作日支付。
2、新員工試用期工資按所聘崗位職能工資的60—80支付。試用期滿并經(jīng)考核合格者，執(zhí)行所聘崗位級別正式工資標(biāo)準(zhǔn)。
3、公司的工資實(shí)行多元化管理，駕駛員及短期聘用人員工資另行確定。
三、薪酬調(diào)整：
1、員工工資級別調(diào)整的依據(jù)。
�、佟⒐痉秶墓べY調(diào)整，根據(jù)經(jīng)營業(yè)績情況，社會綜合物價水平的較大幅度變動相應(yīng)調(diào)整全公司范圍員工工資水平。
�、凇ⅹ剟钚孕浇饡x級：其對象為年終績效考核優(yōu)秀，在本職崗位工作中表現(xiàn)突出，在促進(jìn)企業(yè)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益方面成績突出者。
③、職務(wù)變更：員工職務(wù)發(fā)生變動，相應(yīng)調(diào)整其在該職務(wù)級別內(nèi)的基本工資。
�、�、員工在年終考核中，工作績效低下者，將被下調(diào)崗位薪金。
2、員工工資調(diào)整依規(guī)定程序報(bào)批，集團(tuán)董事會終審。
四、員工福利：
1、員工參照國家有關(guān)規(guī)定，享受社會養(yǎng)老、失業(yè)保險(xiǎn)等相關(guān)福利。
2、享受公司組織的每年一次的常規(guī)性健康體檢。
3、休假。
(1)、享受國家規(guī)定的公休日和法定節(jié)假日。
(2)、婚假：凡在本公司連續(xù)工作滿12個月(自轉(zhuǎn)正之日起)的正式員工，可憑結(jié)婚證書申請14天(含休息日)的有薪假期。未用之假期不以薪金形式補(bǔ)償。
(3)、產(chǎn)假：凡在本公司連續(xù)工作滿12個月(轉(zhuǎn)正之日起)的正式員工，持醫(yī)院證明書和準(zhǔn)生證可申請有薪(基本工資)產(chǎn)假90天(含休息日和法定節(jié)假日)。
(4)、慰唁假：凡試用期滿的正式員工，其直系親屬(配偶、子女、父母)不幸去世的，可申請3天有薪慰唁假。
(5)、病假：凡試用期滿的正式員工一年可享受5天有薪病假。末用之病假
不以薪金形式補(bǔ)償。
事假按實(shí)際出勤天數(shù)計(jì)發(fā)工資。
第五節(jié)績效考核制度
一、轉(zhuǎn)正定級：
1、新員工要經(jīng)過3個月的試用考察期，在此期間進(jìn)行新員工入職培訓(xùn)并通過培訓(xùn)考核。
2、新員工試用期考察期間無故曠工或遲到、早退累計(jì)三次的將予以辭退。
3、行政辦在新員工試用期滿后一周內(nèi)下發(fā)《試用員工轉(zhuǎn)正定級表》，部門主管根據(jù)該員工試用期在崗適應(yīng)性，業(yè)務(wù)能力，工作主動性及團(tuán)隊(duì)精神等方面的表現(xiàn)公正寫出評語并對該員轉(zhuǎn)正與否及工資定級情況提出部門建議。
4、行政辦根據(jù)該員工的轉(zhuǎn)正考核結(jié)果作出同意定級，延長試用期或不能錄用的決定，簽署意見后呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、考核表經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政辦與轉(zhuǎn)正員工簽訂勞動合同，正式聘用。
二、績效考核
1、自評。自考核周期結(jié)束后的第一個工作日，行政辦向各部門員工發(fā)放考核表，由員工本人填寫，作為部門考核的初步依據(jù)。
2、部門主管考核。部門主管根據(jù)員工填寫匯總的考核表中所反映的員工考核情況及日常工作表現(xiàn)，客觀公正地進(jìn)行主管考核評價。
3、復(fù)核：行政辦根據(jù)上述考核結(jié)果，客觀公正地復(fù)核。
4、一般員工考核結(jié)果由分管副總批準(zhǔn)，部門經(jīng)理以上人員考核結(jié)果由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、考核結(jié)果將成為員工獎金發(fā)放的主要依據(jù)。
6、考核優(yōu)秀者將獲得加薪、晉升的機(jī)會，考核成績低下者將視情況予以降薪、降級、調(diào)崗或淘汰。
第六節(jié)培訓(xùn)制度
一、內(nèi)訓(xùn)管理
1、結(jié)合公司的發(fā)展需求，行政辦負(fù)責(zé)制定公司的年度培訓(xùn)計(jì)劃，并公布于眾。
2、公司指定的培訓(xùn)對象須參加規(guī)定的培訓(xùn)課程，行政辦將實(shí)行培訓(xùn)考勤管理，培訓(xùn)成績計(jì)入員工培訓(xùn)檔案，作為年終考核，獎勵及任職依據(jù)之一。
二、外訓(xùn)管理
1、因工作需要，員工外出參加培訓(xùn)，應(yīng)填寫《員工培訓(xùn)申請表》，報(bào)部門經(jīng)理審批，經(jīng)行政辦審核后，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，公司承擔(dān)培訓(xùn)費(fèi)用。
2、員工報(bào)銷培訓(xùn)費(fèi)，須持畢業(yè)證書，結(jié)業(yè)證書或有關(guān)證明文件，否則不予報(bào)銷。
3、公司鼓勵員工利用工作之余參加與本職工作相關(guān)的學(xué)歷、學(xué)位考試、職稱考試、執(zhí)業(yè)資格考試，對取得相關(guān)證書的，給予員工500—1000元一次性獎勵。
4、對培訓(xùn)費(fèi)在2000元以上者，須簽訂培訓(xùn)合同，行政辦對培訓(xùn)合同統(tǒng)一管理。
三、服務(wù)年限管理：
公司支出培訓(xùn)金額須為公司服務(wù)年限
2000元—3000元1年
3000元—5000元2年
5000元—8000元3年
8000元以上5年
凡員工培訓(xùn)后在公司工作時間(從培訓(xùn)之日起)不滿上述年限者，離職時公司有權(quán)按違約時間對應(yīng)的培訓(xùn)金額扣回員工培訓(xùn)費(fèi)。
第七節(jié)獎懲條例
一、員工獎勵條件：
公司員工符合下列條件者，應(yīng)由上級主管酌情申報(bào)，予以獎勵。
1、對公司業(yè)務(wù)有特殊貢獻(xiàn)成績或貢獻(xiàn)，有利計(jì)劃經(jīng)采納實(shí)施有效。
2、對于舞弊或危害本公司權(quán)益的事，能事先發(fā)現(xiàn)或防止，而使公司減少或免受損失的。
3、嚴(yán)格控制開支，節(jié)省成本有顯著成績者。
4、發(fā)現(xiàn)事故苗頭及時排除，避免發(fā)生重大事故者。
5、提出合理化建議經(jīng)實(shí)施確有成效者。
二、員工懲處的條件。
1、有瀆職、失職或?qū)栴}失察的。
2、泄露公司機(jī)密或謊報(bào)事實(shí)的。
3、偽造或涂改公司的任何報(bào)告或記錄的。
4、利用工作之便為自己和他人謀私利的。
5、違反公司各項(xiàng)規(guī)章制度或?qū)股霞壝睢Q議的。
6、遇突發(fā)事件故意逃避的。
7、揮霍公款、浪費(fèi)公司資產(chǎn)的。
8、違反任何安全條例或從事任何足以危害安全的行為。
9、工作時間偷閉怠工或擅自離崗的。
10、托人簽到、打卡或代人簽到、打卡的;無故曠工、遲到、早退的。
三、獲獎或懲罰方式的確定
1、獎勵的種類：本公司對員工的獎勵分為加薪和有薪假兩種。
2、懲處的種類：懲處分書面警告、降職、辭退三種。
(1)、書面警告：適用于違反各項(xiàng)規(guī)定者，并予以扣發(fā)相應(yīng)工資或獎金。
(2)、降職：多次違反公司有關(guān)規(guī)定并無悔改表現(xiàn)者，公司將予以降職。
(3)、辭退：嚴(yán)重違反公司有關(guān)規(guī)定或嚴(yán)重過失者。
四、獎懲的實(shí)施
1、獎勵。部門經(jīng)理提出獎勵建議并填寫《員工獎勵建議》，簽注意見后送行政辦審核，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，行政辦備案。
2、懲處。部門經(jīng)理提出紀(jì)律處分建議，填寫《員工過失通知書》，簽注意見后，送行政辦審核，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，行政辦備案。
3、部門經(jīng)理以上獎勵或懲處由總經(jīng)理批準(zhǔn)并送行政辦備案。
4、本制度解釋權(quán)歸集團(tuán)公司行政辦
人力資源檔案管理制度 5
新時期隨著人力資源管理理念的提出和在人事管理工作中的貫徹落實(shí)，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作受到了極大的限制，已經(jīng)無法滿足新時期人力資源管理工作的實(shí)際需求，對干部檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新勢在必行。所以針對當(dāng)前我國干部人事檔案管理工作中存在的問題，相關(guān)工作人員應(yīng)該積極探索優(yōu)化干部人事檔案管理的措施，保證干部人事檔案管理工作能夠滿足人力資源管理需求，為人力資源管理工作的優(yōu)化開展提供相應(yīng)的支持。
一、當(dāng)前我國干部檔案管理工作中存在的問題
隨著人力資源管理工作的貫徹落實(shí)，我國相關(guān)部門已經(jīng)開始認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，并對檔案管理工作進(jìn)行了適當(dāng)?shù)母母飫?chuàng)新。但是綜合分析，在當(dāng)前我國干部檔案管理工作中仍然存在一定的問題限制了干部檔案管理效果的提升和干部資源的合理利用，其具體問題表現(xiàn)在以下方面：其一，重視程度不足，基礎(chǔ)性投入缺乏。部分領(lǐng)導(dǎo)人員尚未認(rèn)識到干部檔案管理工作的重要性，在檔案管理工作方面的投入不足，導(dǎo)致檔案管理工作的推進(jìn)缺乏有效的支撐，極大增加了干部檔案管理的難度，不利于干部檔案管理成效的獲取[1]。其二，檔案材料不完善，信息獲取存在一定滯后性。由于領(lǐng)導(dǎo)人員的忽視以及缺乏有效的支持，直接造成檔案管理人員工作積極性偏低，在搜集和整理檔案資料的過程中不重視檔案資料的全面性，信息獲取不夠及時，檔案信息流失現(xiàn)象較為嚴(yán)重，也限制了檔案管理作用的有效發(fā)揮。其三，檔案人員綜合素質(zhì)不足，對檔案的開發(fā)和利用存在限制。檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工作的優(yōu)化產(chǎn)生著至關(guān)重要的影響。但是當(dāng)前我國部分檔案管理人員綜合素質(zhì)不足，信息技術(shù)能力相對較差，無法結(jié)合干部檔案管理的實(shí)際需求對干部檔案做出科學(xué)的管理，甚至導(dǎo)致干部檔案信息失真，限制了干部檔案資源的有效利用。所以針對上述問題，新時期應(yīng)該積極探索科學(xué)合理的干部檔案管理措施，為干部檔案資源的有效利用提供良好的支持。
二、基于人力資源管理理論優(yōu)化干部檔案管理工作的措施
基于人力資源管理理論的指導(dǎo)，在人力資源管理模式下創(chuàng)新干部檔案管理工作，應(yīng)該注意挖掘檔案資源潛力，提升檔案資源的有效利用率，以科學(xué)的干部檔案管理為人力資源管理工作提供相應(yīng)的支持。
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人員對干部檔案管理工作的重視
在組織開展干部檔案管理的工作中，領(lǐng)導(dǎo)人員的重視對檔案管理工作的優(yōu)化產(chǎn)生著重要的影響。所以基于人力資源管理理論的指導(dǎo)，應(yīng)該借助一定的宣傳教育讓領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)識到干部檔案在促進(jìn)人力資源管理工作中的作用，進(jìn)而自覺加強(qiáng)對干部檔案管理工作的重視，加大干部檔案管理投入，為各項(xiàng)管理工作的開展提供良好的支持，并對干部檔案管理人員實(shí)施專門的督促和提醒，有效促進(jìn)干部檔案管理水平的提升和管理作用的發(fā)揮。
�。ǘ┓e極推進(jìn)干部人事檔案管理制度化建設(shè)
在人力資源管理模式下組織開展干部人事檔案管理工作，應(yīng)該結(jié)合人力資源管理理論的指導(dǎo)對管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐晟�，逐步增�?qiáng)管理的科學(xué)化和系統(tǒng)化程度，促進(jìn)管理質(zhì)量的提升[2]。在具體操作方面，應(yīng)該注意結(jié)合干部檔案管理的實(shí)際需求建立健全管理制度，保證各項(xiàng)管理制度都在制度的規(guī)范和約束下進(jìn)行，切實(shí)提升檔案管理規(guī)范化程度，為相關(guān)工作人員查詢、借閱和使用干部檔案提供一定的便利。唯有如此，干部檔案管理才能夠逐步實(shí)現(xiàn)制度化發(fā)展，整體管理水平也能夠得到進(jìn)一步提升。
�。ㄈ⿲λ鸭Y料的途徑進(jìn)行進(jìn)一步整合展
干部檔案管理過程中對干部檔案信息的搜集可以從多種渠道完成，但是信息搜集渠道的豐富也在一定程度上增加了信息搜集的難度[3]。所以在加強(qiáng)干部檔案管理的過程中，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況對檔案資料搜集渠道進(jìn)行有效整合，再結(jié)合人力資源管理工作的實(shí)際需求制定有針對性的'資料搜集措施，提升干部檔案資料搜集的規(guī)范化程度，保證干部檔案資料的全面性和客觀性，有效避免檔案資料流失問題的出現(xiàn)。這樣借助對檔案信息搜集渠道的整合，能夠?yàn)楦刹繖n案管理工作的優(yōu)化提供良好的支持。
�。ㄋ模┘訌�(qiáng)對干部檔案管理人員的教育和培訓(xùn)
基于干部檔案管理人員自身素質(zhì)對檔案管理工作產(chǎn)生的影響，新時期在組織開展檔案管理工作的過程中應(yīng)該對干部檔案管理人員實(shí)施教育和培訓(xùn)，讓其認(rèn)識到干部檔案在輔助人力資源管理工作方面的重要作用，增強(qiáng)其開展檔案管理工作的自覺性[4]。同時，對干部檔案管理人員實(shí)施信息技術(shù)教育培訓(xùn)，增強(qiáng)其利用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作的能力，為干部檔案管理工作的優(yōu)化提供相應(yīng)的人才保障。
結(jié)語：
綜上所述，在當(dāng)前社會背景下，檔案管理工作的重要性逐漸凸顯出來，在干部人事管理工作中，干部檔案也發(fā)揮著重要的作用。所以在開展干部檔案管理工作的過程中相關(guān)工作人員應(yīng)該注意以人力資源管理理念為指導(dǎo)，積極結(jié)合干部檔案管理的實(shí)際需求探索檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新措施，在提升檔案管理質(zhì)量的同時，為干部檔案資源的合理利用創(chuàng)造良好的條件。
人力資源檔案管理制度 6
1 人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系
人力資源管理就是對與一定物力相結(jié)合的人力運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行合理的組織、培訓(xùn)與調(diào)配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。人力資源管理的基礎(chǔ)是人事檔案提供的信息，人事檔案管理的優(yōu)劣將會對人力資源管理工作的有效性產(chǎn)生直接影響。
2 人事檔案管理對人力資源管理的促進(jìn)作用
2.1 人事檔案為人力資源開發(fā)提供真實(shí)可靠的信息和數(shù)據(jù)
人事檔案是現(xiàn)代社會人存在的最有力的證明文件，其伴隨著人的一生的成長歷程，可以說，人一生中所發(fā)生的所有重大事件在檔案中都有所記錄，使組織能夠及時地發(fā)現(xiàn)新人，各盡其職，揚(yáng)長避短，使人才得到充分的利用。
2.2 人事檔案對人力資源開發(fā)有促進(jìn)作用
（1）利用人事檔案有助于動態(tài)分析員工的人生軌跡，從而預(yù)測其發(fā)展?jié)摿ΑＲ罁?jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚(yáng)其長，避其短，司其職，用其智，最大限度地發(fā)揮人才效力。
�。�2）利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對其進(jìn)行科學(xué)管理。
2.3 人事檔案為人力資源提供重要的依據(jù)
人事檔案為企事業(yè)單位的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。如績效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。
2.4 人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置
隨著信息化、全球經(jīng)濟(jì)一體化加速和國內(nèi)法制體系的健全，以知識、信息、服務(wù)等為特征的新經(jīng)濟(jì)時代對傳統(tǒng)人事檔案管理實(shí)施了合理配置，進(jìn)而更好地促進(jìn)企事業(yè)的迅速發(fā)展。人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源不是靜止的，它隨著時間的推移、內(nèi)外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳配置。
2.5 人事檔案有助于制定合理的管理規(guī)劃
近年來，學(xué)界對人事檔案管理的研究主要集中于人事檔案管理問題與對策、人力資源需求，并且對人力資源的預(yù)測更科學(xué)、規(guī)范，從而制定出合理的管理規(guī)劃。
2.6 使人力資源的管理水平得到提升
人力資源管理中，人事檔案管理是重中之重，因?yàn)槿耸聶n案管理工作中的所有業(yè)務(wù)活動的展開都是圍繞人事檔案信息來的，所以人力資源的管理水平相應(yīng)的也得到應(yīng)有的`重視，相應(yīng)的管理水平也有所提升。
3 人事檔案管理不善對人力資源管理的阻礙作用
雖然隨著社會的發(fā)展，人事檔案管理較之以前有了很大的進(jìn)步，然而，人事檔案管理不善的問題仍然存在并阻礙了人力資源管理，其負(fù)面作用主要表現(xiàn)在如下幾個方面：
�。�1）虛假的檔案材料妨礙了人力資源合理配置檔案的基本特性，有時掩蓋了其真實(shí)性，如果沒有了真實(shí)性，人事檔案也就失去了利用價值。如今造假學(xué)歷、防偽學(xué)士學(xué)位證及個人簡歷的偽造、虛報(bào)年齡事件等層出不窮，導(dǎo)致人事管理混亂重重，出現(xiàn)了許多不必要的麻煩。諸多不對稱的信息對未來人力資源配置的預(yù)測造成了重大的影響，并將使企業(yè)失去更多的人才。
（2）人事檔案材料分散，內(nèi)容簡單雷同，降低了人力資源的效力。如今有些人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，無法體現(xiàn)個性特色，這種人事檔案對企業(yè)的選人、用人失去了真正意義上的參考價值，以至于影響到員工的選拔和正常晉升等，不僅使員工的積極性受挫，還會導(dǎo)致組織不必要的損失。因此大大降低了人力資源的效力，增加了企事業(yè)的管理成本。
（3）檔案材料管理手段落后，缺少時效性，降低了人力資源管理的效率。隨著信息全球化、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)不斷更新，人事檔案也在不斷地產(chǎn)生新的管理制度和體系。如果落后的管理制度不予以剔除，那么將阻礙新制度的發(fā)展，降低管理效率。如果不加強(qiáng)制度和技術(shù)更新，日新月異的社會，加上人員的流動性巨大，將跟不上人事管理規(guī)劃的腳步，會浪費(fèi)大量的時間和人力，工作效率低，只能被動地接收信息。
4 完善人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)
人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎(chǔ)，提高人事檔案管理水平是維護(hù)組織人力資源管理、促進(jìn)人力資源可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
4.1 優(yōu)化人事檔案管理制度，增強(qiáng)人事檔案的動態(tài)性和真實(shí)性
人事檔案管理的活動中，應(yīng)該及時對不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度進(jìn)行改革，從而建立新的、適應(yīng)新形勢的、更為合理、更為科學(xué)的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理和考核，運(yùn)用現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，及時對遺漏丟失的材料進(jìn)行檢索，及時查找補(bǔ)救，確保檔案材料的完整性。
4.2 建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，提高人力資源管理的效率
人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理制度，提高人力資源的管理制度尤為重要。
5 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略
隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，市場競爭的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。
5.1 充實(shí)人事檔案的內(nèi)容
在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些能夠反映個人綜合能力、素質(zhì)和由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛好等個性化的材料。
5.2 增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性
真實(shí)性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假信息，擴(kuò)展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫由專人動態(tài)管理，及時更新個人信息。對于企業(yè)較為重要的人員應(yīng)更為詳盡地收集其個人信息。此外，現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒體手段，以音像資料記錄個人信息，這樣，可以擴(kuò)展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。
6 加強(qiáng)人事檔案的時效性
人事檔案應(yīng)根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個人經(jīng)歷的材料有選擇地、及時地補(bǔ)充到人事檔案中去，增強(qiáng)人事檔案信息的時效性。加強(qiáng)人事檔案的動態(tài)性管理，定期對原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無保存價值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識一個人的全部實(shí)際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。
7 加強(qiáng)人事檔案的現(xiàn)代化管理
人事檔案工作應(yīng)擺脫舊有模式，改變手工操作對策，大力引入現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價值，主動提供服務(wù)。傳統(tǒng)檔案以紙張為介質(zhì)，占用空間較大，保管環(huán)境要求較高；隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，應(yīng)充分利用這一平臺，改變原有工作對策。企業(yè)可以將個人的檔案資料輸入計(jì)算機(jī)，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺，形成資源共享。
8 切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)
人力資源檔案管理制度 7
信息時代背景下，傳統(tǒng)的分散的檔案信息資源管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會需求，如何深入的發(fā)掘檔案信息資源的潛在價值，完善檔案信息資源的管理程式，是檔案管理所迫切需要解決的問題。檔案信息資源整合因其可以解決現(xiàn)在檔案利用受限，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源面向公眾的“整管整取”，而受到普遍采用。但是我國檔案信息資源整合還不成熟，迫切需要完善。本文擬對策問題進(jìn)行研究。
一、檔案信息資源整合的涵義與功能
所謂檔案信息資源整合，就是在我國檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”體制下，對分散形成的檔案進(jìn)行分散保管，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接區(qū)域性綜合檔案館保管基地，通過以區(qū)域內(nèi)檔案實(shí)體整合與數(shù)字檔案信息整合兩種方式來進(jìn)行管理的模式。
從其具體功能來看，主要有三點(diǎn)：第一，檔案信息資源整合有利于完善館藏結(jié)構(gòu)。檔案信息資源整合是以整體化的理念，有利于打破行業(yè)、地域和機(jī)構(gòu)的界限，有利于完善館藏結(jié)構(gòu)。第二，信息資源整合有利于地區(qū)信息配置的優(yōu)化。整合區(qū)域內(nèi)檔案信息資源接收范圍的統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息機(jī)構(gòu)朝著自動化、集成化和智能化的知識組織方向發(fā)展，縮小了地區(qū)間的“數(shù)字鴻溝”。第三，檔案信息資源整合有利于實(shí)現(xiàn)檔案社會功能。檔案信息資源的整合是搭建信息共享的平臺，更好開發(fā)利用檔案信息資源，便于檔案信息轉(zhuǎn)化為社會財(cái)富。
二、檔案信息資源整合中存在的問題
基于上述檔案信息資源整合的'重要功能，我國也加快了這方面的建設(shè)步伐。20xx年6月，國家檔案局了《數(shù)字檔案建設(shè)指南》，旨在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合和利用。盡管我國大力重視檔案信息資源的整合，但仍然存在諸多問題。
1、制度層面：檔案管理體制不合理
我國現(xiàn)存檔案工作實(shí)行的分級、分專業(yè)管理體制，暴露許多弊端，已經(jīng)不適應(yīng)檔案信息資源整合工作的開展：大量檔案資源長期散存在各單位，處于非專業(yè)管理狀況，管理混亂，損失難以想象。由于檔案管理無序，查找利用困難，更難以服務(wù)社會；重復(fù)建設(shè)，財(cái)力、物力浪費(fèi)嚴(yán)重，同時，綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)單一，服務(wù)功能弱化。因此，為確保以后不再造成新的檔案資源分散，必須通過資源整合理順管理體制和建立起新的規(guī)范化運(yùn)行機(jī)制。
2、技術(shù)層面：檔案信息資源整合技術(shù)落后
檔案信息資源整合不僅包括檔案實(shí)體的整合，還包括數(shù)字檔案信息的整合。除檔案實(shí)體的整合在基層館內(nèi)借助技術(shù)整合，還要在一定程度上進(jìn)行地域范圍內(nèi)，更大范圍的整合，傳統(tǒng)檔案硬件設(shè)施不齊全無法完成整合的任務(wù)。除了人員技術(shù)掌握能力外，檔案部門普遍設(shè)施不齊全，目前檔案部門沒有充分利用現(xiàn)有技術(shù)提供的條件來開展這方面工作，突出表現(xiàn)在一些檔案保管單位連最基本的目錄都沒有編制完整，更談不上檔案目錄中心的建立。全國檔案目錄中心歷經(jīng)二十余年的建設(shè)，至今沒有完成充分說明了這一點(diǎn)。
3、人力資源層面：檔案人員綜合素質(zhì)不高
信息化條件下，加強(qiáng)檔案信息資源的整合不僅依賴于檔案管理制度和技術(shù)，與檔案人員的綜合素質(zhì)也是密不可分的�？偟膩砜�，我國目前檔案人員的綜合素質(zhì)還亟待提高，一方面受檔案館人員自身學(xué)歷、專業(yè)、知識面等條件的制約，不少人面對社會各階層、各行業(yè)的信息需求，顯得力不從心，人員流動性也比較大；另一方面部門人員知識結(jié)構(gòu)不合理，尤其是缺乏能適應(yīng)檔案資源整合需要的人才，這些現(xiàn)狀使得檔案館檔案資源整合工作無法正常開展。
三、檔案信息資源整合的對策建議
當(dāng)前我國信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)以及檔案部門現(xiàn)代化建設(shè)為我國檔案信息資源整合提供了前提條件。針對上述問題，為了更好地促進(jìn)我國檔案信息資源整合力度，我們必須從制度建設(shè)、技術(shù)強(qiáng)化以及人才隊(duì)伍建設(shè)方面予以努力。
1、制度層面：強(qiáng)化檔案信息資源整合的制度保障
強(qiáng)化檔案信息資源整合的制度保障是檔案信息資源整合建設(shè)中的關(guān)鍵因素。具體來講：一是要明確整合主體，建立約束機(jī)制。檔案信息資源的整合要有制度作為保障，明確檔案信息資源整合主體。在設(shè)置上必須進(jìn)一步調(diào)整檔案館網(wǎng)布局，明確整合建設(shè)中主體部分，進(jìn)而建立約束機(jī)制。二是規(guī)范管理檔案信息整合的工作環(huán)節(jié)。無論是檔案工作的社會各環(huán)節(jié)配合，還是檔案工作本身的運(yùn)行機(jī)制都要規(guī)范。另外，還要加強(qiáng)對整合部門的監(jiān)管，使制定的相關(guān)規(guī)定與制度落實(shí)到實(shí)處。
2、技術(shù)層面：推動檔案信息資源整合的數(shù)據(jù)庫建設(shè)
在數(shù)字技術(shù)支撐下，信息數(shù)字化已廣泛應(yīng)用于其他信息領(lǐng)域，檔案資源整合建設(shè)的核心內(nèi)容是檔案信息資源庫的建設(shè)，因而，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫是重點(diǎn)。檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源整合中的“細(xì)胞”組織，根據(jù)工作要求建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，將各部門各單位在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的檔案信息通過oa系統(tǒng)自動存到檔案數(shù)據(jù)庫。
3、人力資源層面：加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)
只有不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案信息資源整合研究與建設(shè)工作更優(yōu)質(zhì)、高效地開展。一是檔案從業(yè)者要有良好的知識素養(yǎng)。檔案人員必須具備一定的語言文字素養(yǎng)和豐富的歷史文化知識。二是要掌握熟練的信息處理能力。不僅要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)操作的要求，還要具備運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)、檔案信息網(wǎng)站的設(shè)計(jì)與維護(hù)、數(shù)字檔案館的構(gòu)建等能力。三是要具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力。檔案信息資源整合工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，這就要求檔案人員熟練地運(yùn)用業(yè)務(wù)知識，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段對檔案信息展開分析和整合。
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各級檔案部門要牢固樹立為“三農(nóng)”服務(wù)的思想，緊抓農(nóng)村勞動力資源工作的特點(diǎn)，在檔案管理工作中理清工作思路，突出工作重點(diǎn)，落實(shí)為廣大農(nóng)民勞動力資源服務(wù)的各項(xiàng)措施，扎扎實(shí)實(shí)做好農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作。
廣大檔案管理干部是農(nóng)村勞動力資源管理的生力軍，是檔案管理的組織者、實(shí)施者和推動者，一支高素質(zhì)的管理干部隊(duì)伍，必將促進(jìn)檔案管理工作的有序開展。在推動檔案管理工作深入開展的進(jìn)程中，要努力造就一支熟悉農(nóng)村政策、具有較強(qiáng)工作能力的管理人員隊(duì)伍。同時，要加強(qiáng)對管理干部的監(jiān)督教育，建立和健全管理人員考核激勵機(jī)制，促進(jìn)管理人員保持持久的積極性和戰(zhàn)斗力。
隨著農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展和農(nóng)村改革的不斷推進(jìn)，圍繞農(nóng)村勞動力資源的各類檔案資料也越來越龐大。面對迅速增長的檔案資源，如何做好相應(yīng)的管理工作，逐漸成為擺在各級管理部門面前的重要工作。改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，完善農(nóng)村勞動力資源檔案管理機(jī)制和服務(wù)機(jī)制，已成為國家和社會穩(wěn)定的重大問題之一。
1.勞動力資源檔案管理的宗旨與內(nèi)涵
勞動力資源檔案是人們在長期的社會實(shí)踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄了勞動力資源在不同時期、不同階段的發(fā)展情況和歷程，對了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、制定政策規(guī)劃具有極其重要的作用。
勞動力資源管理部門要想真正做到掌握農(nóng)村勞動力資源的最真實(shí)最全面的信息，并可以通過查閱檔案了解勞動力個人的全部歷史和工作經(jīng)歷，就需要建立完善的、可信的檔案管理體系。
勞動力資源檔案管理部門應(yīng)將提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為工作的基本點(diǎn)，與時俱進(jìn)，牢固樹立“服務(wù)民生”的觀念，積極拓展服務(wù)形式，提高服務(wù)質(zhì)量，構(gòu)建完善、豐富的`檔案管理體系。做好檔案管理工作， 要加強(qiáng)對檔案管理部門的檔案監(jiān)督指導(dǎo)，建設(shè)適應(yīng)民生需求的檔案資源體系。要建立健全民生檔案法規(guī)體系，規(guī)范歸檔機(jī)制。
2.集安市勞動力資源檔案管理現(xiàn)狀
勞動力資源檔案關(guān)系著千百萬勞動者的切身利益，關(guān)系到我國人事制度改革的進(jìn)一步深入。由于傳統(tǒng)體制下檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，操作過程繁瑣，管理人員意識淡薄，致使當(dāng)前的勞動力資源檔案管理制度改革舉步維艱。
人力資源檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，相關(guān)檔案材料需要專人管理。由于檔案資源管理工作量大，管理人員和管理流程也略顯混亂。在檔案管理手段上，仍未實(shí)現(xiàn)全面的信息化辦公，致使檔案材料有時并不能及時歸檔整理。目前，基層檔案管理部門對勞動力資源管理的檔案化管理工作還缺乏有效認(rèn)識，并沒有真正建立為勞動力資源服務(wù)的檔案管理制度。同時，農(nóng)民工自身關(guān)于檔案的認(rèn)識極為有限，并沒有樹立相關(guān)的意識。
3. 建立健全檔案管理的主要內(nèi)容
檔案資源管理和建設(shè)作為一個系統(tǒng)工程，需要突出重點(diǎn)，多方面開展建設(shè)，具體內(nèi)容主要包括加強(qiáng)人員素質(zhì)的培養(yǎng)、完善檔案管理機(jī)制、健全檔案管理制度、加強(qiáng)信息化建設(shè)等。
相關(guān)部門應(yīng)以檔案行政主管部門為主，會同下級管理部門，以科學(xué)規(guī)劃、循序漸進(jìn)等為原則，制定切實(shí)可行的發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一部署。對仍處于空白的民生檔案的要盡快予以建立，已建立的要繼續(xù)完善。
隨著信息技術(shù)的普及，檔案管理信息化成為國家和社會信息化發(fā)達(dá)程度的重要標(biāo)志之一。信息技術(shù)迅速而全面地滲透到政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多個領(lǐng)域以及人類生活的各個方面，對社會的進(jìn)步和發(fā)展產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響。隨著檔案信息量的不斷，應(yīng)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的民生檔案信息管理系統(tǒng)，研究和制定一套通用的數(shù)據(jù)規(guī)范，堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)范，避免各自為政、互不兼容的情況發(fā)生。應(yīng)逐步建立諸如勞務(wù)輸出等檔案的專題數(shù)據(jù)庫。
總之，對于檔案管理，應(yīng)強(qiáng)化意識，健全制度，規(guī)范整理，電子歸檔，充分利用，服務(wù)為主。
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第一章 總則
第一條 為規(guī)范公司人力資源檔案管理，保障員工信息安全，維護(hù)公司與員工合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《勞動合同法》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。
第二條 本制度所稱人力資源檔案（以下簡稱 “人事檔案”），是指公司在招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、薪酬、獎懲、離職等人力資源管理過程中形成的，反映員工個人基本情況、職業(yè)發(fā)展軌跡及公司管理行為的各類文件材料（含紙質(zhì)與電子形式）。
第三條 人事檔案管理遵循 “統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)、真實(shí)完整、安全保密、依法利用” 的原則，確保檔案材料合法、準(zhǔn)確、規(guī)范。
第四條 本制度適用于公司全體在職、離職、退休員工的人事檔案管理，由人力資源部作為歸口管理部門，負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃與日常運(yùn)維；各部門配合提供員工相關(guān)材料，確保檔案信息及時更新。
第二章 檔案內(nèi)容與分類
第五條 人事檔案分為 “員工個人檔案” 與 “公司管理檔案” 兩類，具體內(nèi)容如下：
�。ㄒ唬﹩T工個人檔案：包括但不限于身份證復(fù)印件、學(xué)歷 / 學(xué)位證書、職業(yè)資格證書、體檢報(bào)告、勞動合同、保密協(xié)議、薪酬確認(rèn)單、績效考核表、獎懲記錄、離職申請及交接清單等；
（二）公司管理檔案：包括但不限于招聘錄用審批表、員工異動申請表（調(diào)崗 / 晉升 / 降職）、培訓(xùn)簽到表及考核結(jié)果、離職審批流程單、檔案借閱登記臺賬等。
第六條 檔案材料需按 “一人一檔、分類歸檔” 原則整理，紙質(zhì)檔案采用活頁夾裝訂，電子檔案按 “部門 - 姓名 - 年份” 命名規(guī)則存儲，確保檢索便捷。
第三章 檔案收集與歸檔
第七條 檔案收集實(shí)行 “同步跟進(jìn)、及時歸檔” 機(jī)制：
�。ㄒ唬﹩T工入職時，人力資源部需在 3 個工作日內(nèi)收集其個人基礎(chǔ)材料，審核原件后留存復(fù)印件（注明 “與原件核對無誤” 并簽字）；
（二）員工在職期間，各部門應(yīng)在相關(guān)事項(xiàng)完成后 5 個工作日內(nèi)，將考核、獎懲、培訓(xùn)等材料提交人力資源部歸檔；
�。ㄈ﹩T工離職時，人力資源部需在離職手續(xù)辦理完畢后 10 個工作日內(nèi)，整理其離職相關(guān)材料，補(bǔ)充至個人檔案并標(biāo)注 “離職” 狀態(tài)。
第八條 歸檔材料需符合以下要求：
（一）內(nèi)容真實(shí)、字跡清晰，無涂改、偽造痕跡；
�。ǘ┘堎|(zhì)材料規(guī)格為 A4 紙，電子材料格式統(tǒng)一為 PDF 或 Word，分辨率不低于 300dpi；
（三）外文材料需附中文翻譯件，并由翻譯人簽字確認(rèn)。
第四章 檔案保管與保密
第九條 紙質(zhì)檔案保管場所需具備防火、防潮、防蟲、防盜、防泄密條件，配備溫濕度計(jì)（溫度控制在 14-24℃，濕度控制在 45-60%）、滅火器、保險(xiǎn)柜等設(shè)備；電子檔案存儲于公司專用服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限與加密保護(hù)，定期備份（每月至少 1 次全量備份，每周 1 次增量備份）。
第十條 檔案保管期限按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：
�。ㄒ唬┰诼殕T工檔案：長期保管，直至員工離職后滿 5 年；
�。ǘ╇x職員工檔案：保管期限為離職后 5 年，到期后按本制度第七條規(guī)定銷毀；
�。ㄈ┕竟芾頇n案：保管期限為 10 年，到期后經(jīng)審批可銷毀或轉(zhuǎn)為永久檔案（如涉及重大決策、法律糾紛的.材料）。
第十一條 檔案保密管理要求：
（一）僅限人力資源部指定專人（檔案管理員）負(fù)責(zé)檔案的保管與借閱登記，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得接觸檔案；
�。ǘn案管理員需簽訂《保密協(xié)議》，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容（包括員工個人信息、薪酬數(shù)據(jù)等）；
�。ㄈ﹪�(yán)禁將檔案帶離保管場所，嚴(yán)禁私自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容；若因工作需要復(fù)制，需經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批，并登記復(fù)制用途與數(shù)量。
第五章 檔案利用與借閱
第十二條 檔案利用限于公司人力資源管理、法律合規(guī)、內(nèi)部審計(jì)等工作需求，嚴(yán)禁用于非工作目的。
第十三條 檔案借閱需履行以下流程：
�。ㄒ唬┙栝喨颂顚憽度耸聶n案借閱申請表》，注明借閱事由、檔案名稱、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)人力資源部負(fù)責(zé)人審批；
�。ǘ┘堎|(zhì)檔案借閱期限最長不超過 7 個工作日，電子檔案借閱需通過公司 OA 系統(tǒng)申請?jiān)L問權(quán)限，權(quán)限有效期最長不超過 3 個工作日；
�。ㄈ┙栝喨诵柰咨票９芙栝喌臋n案材料，不得涂改、損壞、丟失；歸還時，檔案管理員需核對材料完整性，確認(rèn)無誤后在臺賬上簽字注銷。
第十四條 外部單位（如政府部門、司法機(jī)關(guān)）因公務(wù)需要查閱檔案的，需提供單位介紹信、執(zhí)法證件等有效證明，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由檔案管理員陪同查閱，嚴(yán)禁外部單位自行摘抄或復(fù)制檔案。
第六章 檔案銷毀
第十五條 檔案到期銷毀需履行以下審批流程：
�。ㄒ唬n案管理員在保管期限屆滿前 1 個月，整理需銷毀的檔案清單，填寫《人事檔案銷毀申請表》，附檔案目錄；
�。ǘ┤肆Y源部負(fù)責(zé)人審核清單，確認(rèn)無留存必要后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重要檔案的，需經(jīng)總經(jīng)理審批；
�。ㄈ⿲徟ㄟ^后，由檔案管理員與 2 名監(jiān)銷人共同負(fù)責(zé)銷毀（紙質(zhì)檔案采用粉碎方式，電子檔案采用徹底刪除并覆蓋數(shù)據(jù)的方式），銷毀后監(jiān)銷人需在《銷毀記錄表》上簽字確認(rèn)，記錄表留存?zhèn)洳椤?/p>
第七章 責(zé)任追究
第十六條 若出現(xiàn)以下情形，公司將根據(jù)情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予警告、罰款、降職等處分；構(gòu)成違法的，依法追究法律責(zé)任：
�。ㄒ唬n案材料收集不及時、不完整，導(dǎo)致管理漏洞的；
�。ǘ┥米酝扛�、偽造、損毀檔案材料的；
�。ㄈ┻`反保密規(guī)定，泄露檔案內(nèi)容的；
�。ㄋ模┪窗匆�(guī)定流程借閱、銷毀檔案，造成檔案丟失或泄密的。
第八章 附則
第十七條 本制度由人力資源部負(fù)責(zé)解釋與修訂，自發(fā)布之日起施行。
第十八條 以往公司相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。
人力資源檔案管理制度 10
第一章 總則
第一條 為規(guī)范小微企業(yè)人力資源檔案管理，降低管理成本，提高工作效率，結(jié)合小微企業(yè)人員規(guī)模小、業(yè)務(wù)流程簡的特點(diǎn)，制定本制度。
第二條 本制度所稱人事檔案，包括員工個人基礎(chǔ)材料（身份證、學(xué)歷證、勞動合同等）與公司管理材料（錄用審批表、考勤記錄、離職清單等），以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔。
第三條 人事檔案由人力資源崗（無專職人力資源部的，由行政崗兼任）負(fù)責(zé)管理，遵循 “簡潔實(shí)用、安全可控” 原則，確保檔案真實(shí)、不泄露。
第二章 檔案收集與歸檔
第四條 員工入職 3 日內(nèi)，人力資源崗收集其身份證、學(xué)歷證復(fù)印件（無需留存原件）、體檢報(bào)告（若有）、勞動合同，掃描后存儲為電子檔案，紙質(zhì)材料整理后放入文件柜；
第五條 員工在職期間，考勤記錄、績效考核表等材料按月整理，電子檔存儲于公司共享盤（設(shè)置密碼保護(hù)），紙質(zhì)檔按 “月份 - 姓名” 歸檔；
第六條 員工離職時，離職申請、工作交接單等材料在離職當(dāng)日補(bǔ)充至檔案，標(biāo)注 “離職” 后歸檔。
第三章 檔案保管與保密
第七條 紙質(zhì)檔案存放在帶鎖文件柜，放置于通風(fēng)干燥處；電子檔案存儲于公司電腦或云盤（僅限管理人員登錄），每季度備份 1 次；
第八條 檔案保管期限：在職員工檔案長期保管，離職員工檔案保管 3 年，到期后經(jīng)負(fù)責(zé)人審批銷毀；
第九條 嚴(yán)禁向外部泄露員工檔案信息，內(nèi)部人員因工作需要查看的.，需經(jīng)公司負(fù)責(zé)人同意，并登記查看記錄。
第四章 檔案利用與銷毀
第十條 內(nèi)部查看檔案需說明用途，由人力資源崗協(xié)助調(diào)取，不得私自復(fù)制；外部單位查閱需提供證明，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批后陪同查看；
第十一條 檔案到期銷毀時，由人力資源崗列出清單，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審批，審批通過后粉碎紙質(zhì)檔案、刪除電子檔案，留存銷毀記錄。
第五章 附則
第十二條 本制度自發(fā)布之日起施行，由公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋。
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第一章 總則
第一條 為適應(yīng)集團(tuán)公司多層級、跨區(qū)域管理需求，規(guī)范總部與子公司人事檔案管理，確保檔案信息統(tǒng)一、可控，制定本制度。
第二條 集團(tuán)人事檔案實(shí)行 “總部統(tǒng)籌、子公司執(zhí)行、分級負(fù)責(zé)” 管理模式：
�。ㄒ唬┘瘓F(tuán)人力資源部：負(fù)責(zé)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督子公司執(zhí)行、統(tǒng)籌集團(tuán)級檔案（如高管檔案、跨子公司調(diào)動員工檔案）；
�。ǘ┳庸救肆Y源部：負(fù)責(zé)本公司員工檔案的收集、歸檔、保管，按要求向集團(tuán)報(bào)備檔案信息。
第三條 本制度適用于集團(tuán)總部及各子公司，子公司可結(jié)合實(shí)際制定實(shí)施細(xì)則，但不得低于本制度標(biāo)準(zhǔn)。
第二章 檔案分級與內(nèi)容
第四條 檔案按管理層級分為 “集團(tuán)級檔案” 與 “子公司級檔案”：
�。ㄒ唬┘瘓F(tuán)級檔案：包括集團(tuán)高管、總部員工、跨子公司調(diào)動員工的檔案，內(nèi)容涵蓋全職業(yè)周期材料（從入職到離職 / 退休）；
�。ǘ┳庸炯墮n案：包括子公司中層及以下員工檔案，內(nèi)容按通用版制度要求整理，關(guān)鍵信息（如薪酬、晉升）需同步至集團(tuán)系統(tǒng)。
第五條 集團(tuán)建立統(tǒng)一的.人事檔案管理系統(tǒng)，子公司需在員工入職、異動、離職后 3 個工作日內(nèi)，將相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，確保集團(tuán)實(shí)時調(diào)取。
第三章 檔案保管與流轉(zhuǎn)
第六條 集團(tuán)級檔案由總部人力資源部集中保管，子公司級檔案由子公司保管，保管條件需符合集團(tuán)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（如電子檔案加密、紙質(zhì)檔案防潮）；
第七條 員工跨子公司調(diào)動時，檔案由原子公司在 10 個工作日內(nèi)整理完畢，密封后移交集團(tuán)，再由集團(tuán)轉(zhuǎn)交新子公司，流轉(zhuǎn)過程需登記《檔案移交臺賬》，確保無遺漏。
第四章 監(jiān)督與考核
第八條 集團(tuán)每半年對各子公司檔案管理進(jìn)行檢查，重點(diǎn)核查檔案完整性、保密情況、系統(tǒng)錄入及時性；
第九條 檢查結(jié)果納入子公司人力資源工作考核，對不符合要求的子公司責(zé)令整改，逾期未改的扣減考核分?jǐn)?shù)。
第五章 附則
第十條 本制度由集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。
人力資源檔案管理制度 12
第一章 總則
第一條 為適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)數(shù)字化管理需求，實(shí)現(xiàn)人事檔案 “線上化、智能化、高效化” 管理，結(jié)合電子檔案合規(guī)要求，制定本制度。
第二條 公司人事檔案全面實(shí)行電子歸檔，僅對核心材料（如勞動合同原件）留存紙質(zhì)檔，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。
第三條 電子檔案管理依托公司 HR 系統(tǒng)（如釘釘、企業(yè)微信或?qū)Ｓ?HR 軟件），由人力資源部負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)與權(quán)限管理。
第二章 電子檔案收集與錄入
第四條 員工入職時，通過 HR 系統(tǒng)上傳個人材料（身份證、學(xué)歷證等），系統(tǒng)自動校驗(yàn)材料格式與完整性，人力資源崗審核通過后歸檔；
第五條 員工在職期間，考勤、績效、培訓(xùn)等數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動同步至個人檔案，無需手動錄入；涉及獎懲、調(diào)崗的，由相關(guān)部門在系統(tǒng)提交申請，審批通過后自動更新至檔案；
第六條 電子檔案需設(shè)置 “版本管理” 功能，每次更新保留修改記錄（修改人、修改時間、修改內(nèi)容），確�？勺匪�。
第三章 電子檔案安全管理
第七條 HR 系統(tǒng)需具備以下安全防護(hù)功能：
�。ㄒ唬┥矸菡J(rèn)證：采用 “賬號 + 密碼 + 手機(jī)驗(yàn)證碼” 雙重認(rèn)證，敏感操作（如查看薪酬檔案）需人臉識別；
�。ǘ�(quán)限控制：按 “最小必要” 原則設(shè)置權(quán)限（如部門負(fù)責(zé)人僅可查看本部門員工的基礎(chǔ)檔案，不可查看薪酬）；
（三）數(shù)據(jù)加密：系統(tǒng)傳輸與存儲均采用 AES-256 加密算法，防止數(shù)據(jù)泄露；
�。ㄋ模┤罩居涗洠核胁僮鳎ú榭�、修改、下載）自動生成日志，保存期限不低于 5 年。
第八條 嚴(yán)禁將 HR 系統(tǒng)賬號轉(zhuǎn)借他人，員工離職時需立即注銷其系統(tǒng)賬號權(quán)限，確保檔案安全。
第四章 電子檔案利用與備份
第九條 內(nèi)部利用電子檔案時，通過系統(tǒng)提交申請，經(jīng)審批后獲取臨時訪問權(quán)限，權(quán)限到期自動失效；
第十條 系統(tǒng)每日自動備份電子檔案，備份數(shù)據(jù)存儲于異地服務(wù)器，定期（每季度）進(jìn)行恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)；
第十一條 如需將電子檔案導(dǎo)出為紙質(zhì)檔，需經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批，導(dǎo)出后標(biāo)注 “導(dǎo)出用途”，并登記臺賬。
第五章 附則
第十二條 本制度自發(fā)布之日起施行，由人力資源部與 IT 部門共同負(fù)責(zé)解釋。
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第一章 總則
第一條 為強(qiáng)化制造業(yè)員工技能管理，規(guī)范技能檔案收集、更新與利用，助力員工職業(yè)發(fā)展與公司生產(chǎn)需求匹配，制定本制度。
第二條 本制度所稱 “技能檔案”，是人事檔案的專項(xiàng)補(bǔ)充，記錄員工技能等級、培訓(xùn)經(jīng)歷、技能證書、實(shí)操考核結(jié)果等與技能相關(guān)的'材料。
第三條 技能檔案由人力資源部（培訓(xùn)模塊）與生產(chǎn)部門共同管理，人力資源部負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)籌，生產(chǎn)部門提供技能考核數(shù)據(jù)。
第二章 技能檔案內(nèi)容
第四條 技能檔案包括以下核心內(nèi)容：
�。ㄒ唬┘寄茏C書：包括職業(yè)資格證書（如焊工證、電工證）、公司內(nèi)部技能認(rèn)證證書，需留存證書掃描件及有效期；
�。ǘ┡嘤�(xùn)記錄：包括技能培訓(xùn)（如設(shè)備操作培訓(xùn)、質(zhì)量管控培訓(xùn)）的簽到表、培訓(xùn)課件、考核成績；
（三）實(shí)操考核結(jié)果：按季度記錄員工技能實(shí)操評分（如焊接合格率、設(shè)備操作熟練度），由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；
（四）技能升級記錄：員工技能等級提升（如從初級工升至中級工）的審批表、升級考核結(jié)果。
第三章 技能檔案更新與利用
第五條 技能檔案實(shí)行 “季度更新” 機(jī)制：生產(chǎn)部門每季度末將員工技能考核結(jié)果提交人力資源部，人力資源部在 10 個工作日內(nèi)更新至檔案；員工獲取新技能證書的，需在 15 日內(nèi)提交至人力資源部歸檔。
第六條 技能檔案用于以下場景：
（一）崗位調(diào)配：根據(jù)員工技能等級匹配生產(chǎn)崗位需求，優(yōu)先安排技能達(dá)標(biāo)員工上崗；
�。ǘ┘寄芘嘤�(xùn)：根據(jù)檔案中員工技能短板，制定針對性培訓(xùn)計(jì)劃；
�。ㄈ┬匠暾{(diào)整：技能等級提升的員工，依據(jù)檔案記錄調(diào)整技能工資。
第四章 保管與保密
第七條 技能檔案與人事檔案一并保管，電子檔存儲于 HR 系統(tǒng)技能模塊，紙質(zhì)檔附于人事檔案后；
第八條 技能檔案中的考核結(jié)果、技能等級等信息僅限人力資源部、生產(chǎn)部門及員工本人查看，嚴(yán)禁外泄。
第五章 附則
第九條 本制度自發(fā)布之日起施行，由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
人力資源檔案管理制度 14
第一章 總則
第一條 為適應(yīng)涉外企業(yè)員工構(gòu)成多元化（含外籍員工、港澳臺員工）需求，規(guī)范多語言人事檔案管理，確保檔案合規(guī)與信息準(zhǔn)確，制定本制度。
第二條 本制度所稱 “多語言檔案”，是指員工個人材料中包含外文（如英語、日語）的部分，需按 “中文為主、外文為輔” 原則管理，確保中外文內(nèi)容一致。
第三條 多語言檔案由人力資源部（國際人才模塊）負(fù)責(zé)管理，配備具備外語能力的`檔案管理員。
第二章 多語言檔案收集與審核
第四條 外籍 / 港澳臺員工入職時，需提供以下材料（中外文對照）：
�。ㄒ唬┳o(hù)照 / 港澳臺居民居住證復(fù)印件（外文部分需附中文翻譯件）；
�。ǘ⿲W(xué)歷 / 學(xué)位證書（需經(jīng)中國駐外使領(lǐng)館認(rèn)證或教育部留學(xué)服務(wù)中心認(rèn)證，附中文翻譯）；
（三）勞動合同（需同時簽訂中文版本與員工母語版本，兩者內(nèi)容沖突時以中文版本為準(zhǔn)）。
第五條 外文材料翻譯需符合以下要求：
（一）由專業(yè)翻譯機(jī)構(gòu)或公司指定外語人員翻譯，翻譯人需簽字并注明翻譯日期；
（二）翻譯內(nèi)容需完整、準(zhǔn)確，不得增減原文信息；
�。ㄈ┓g件需加蓋公司公章（或翻譯機(jī)構(gòu)公章），確保法律效力。
第三章 檔案保管與利用
第六條 多語言檔案的紙質(zhì)檔與電子檔分開標(biāo)注（如 “姓名 - 中文”“姓名 - 英文”），保管條件與中文檔案一致；
第七條 外部單位（如出入境管理部門）查閱多語言檔案時，需提供中外文對照的證明文件，檔案管理員需核對中外文內(nèi)容一致性后協(xié)助查閱；
第八條 員工本人查看檔案時，可選擇中文或外文版本，如需復(fù)制，需同時復(fù)制中外文版本。
第四章 附則
第九條 本制度自發(fā)布之日起施行，由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
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第一章 總則
第一條 為強(qiáng)化人事檔案管理合規(guī)性，通過定期審計(jì)排查檔案管理漏洞，確保檔案材料真實(shí)、完整、安全，符合《檔案法》《個人信息保護(hù)法》等法規(guī)要求，制定本制度。
第二條 本制度所稱 “檔案審計(jì)”，是指由公司內(nèi)部審計(jì)部門或第三方機(jī)構(gòu)，對人事檔案的收集、歸檔、保管、利用、銷毀全流程進(jìn)行審查，評估管理規(guī)范性與風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。
第三條 檔案審計(jì)遵循 “客觀公正、全面覆蓋、問題導(dǎo)向” 原則，每年開展 1 次全面審計(jì)，每季度開展 1 次專項(xiàng)抽查（重點(diǎn)核查新入職員工檔案、離職員工檔案）。
第四條 審計(jì)工作由內(nèi)部審計(jì)部牽頭，人力資源部配合提供檔案管理臺賬、流程記錄等材料；必要時可聘請外部人力資源合規(guī)機(jī)構(gòu)參與審計(jì)。
第二章 審計(jì)內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)
第五條 檔案審計(jì)內(nèi)容包括以下核心模塊：
（一）檔案收集合規(guī)性：核查入職材料是否完整（如身份證、學(xué)歷證原件審核記錄）、外文材料是否附翻譯件、材料是否存在涂改偽造痕跡；
�。ǘw檔及時性：檢查員工異動（調(diào)崗、晉升）、獎懲、培訓(xùn)等材料是否在規(guī)定時限內(nèi)歸檔，電子檔案與紙質(zhì)檔案是否同步更新；
（三）保管安全性：審查紙質(zhì)檔案保管場所的`防火、防潮、防盜措施是否到位，電子檔案加密、備份、權(quán)限控制是否符合標(biāo)準(zhǔn)；
�。ㄋ模├靡�(guī)范性：核對借閱臺賬與審批記錄，檢查是否存在無審批借閱、超期未還、私自復(fù)制檔案等情況；
（五）銷毀合規(guī)性：核查到期檔案銷毀審批流程是否完整，監(jiān)銷記錄是否齊全，電子檔案是否徹底刪除。
第六條 審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)參照本公司《人事檔案管理通用制度》及國家相關(guān)法規(guī)，明確 “合格”“整改”“不合格” 三級判定標(biāo)準(zhǔn)：
�。ㄒ唬┖细瘢翰牧贤暾� 100%，流程符合規(guī)定，無安全風(fēng)險(xiǎn)；
�。ǘ┱模翰牧贤暾� 90%-99%，或流程存在輕微瑕疵（如個別材料歸檔延遲 3 個工作日內(nèi)），需限期整改；
�。ㄈ┎缓细瘢翰牧贤暾实陀� 90%，或存在重大安全隱患（如檔案泄密、私自銷毀檔案），需嚴(yán)肅追責(zé)并全面整改。
第三章 審計(jì)流程
第七條 檔案審計(jì)按以下流程執(zhí)行：
�。ㄒ唬⿲徲�(jì)準(zhǔn)備（審計(jì)前 15 個工作日）：審計(jì)部門制定《檔案審計(jì)方案》，明確審計(jì)范圍、時間、人員及所需材料，提前 5 個工作日通知人力資源部；人力資源部整理檔案管理臺賬、流程文件等，配合審計(jì)工作；
�。ǘ┈F(xiàn)場審計(jì)（5-10 個工作日）：審計(jì)人員通過查閱檔案實(shí)物、電子系統(tǒng)記錄、訪談檔案管理員等方式，核查管理情況，記錄問題并留存證據(jù)（如拍照、復(fù)印相關(guān)記錄）；
�。ㄈ﹫�(bào)告撰寫（審計(jì)后 7 個工作日）：審計(jì)部門匯總審計(jì)結(jié)果，撰寫《檔案審計(jì)報(bào)告》，明確發(fā)現(xiàn)的問題、風(fēng)險(xiǎn)等級及整改建議，附相關(guān)證據(jù)材料；
�。ㄋ模┱穆鋵�(shí)（報(bào)告發(fā)布后 30 個工作日）：人力資源部針對審計(jì)問題制定《整改計(jì)劃》，明確整改責(zé)任人與時限，完成后向?qū)徲?jì)部門提交整改報(bào)告；審計(jì)部門對整改情況進(jìn)行復(fù)核，確保問題閉環(huán)。
第四章 審計(jì)結(jié)果應(yīng)用
第八條 審計(jì)結(jié)果納入人力資源部年度績效考核：
�。ㄒ唬┤魧徲�(jì)結(jié)果為 “合格”，人力資源部績效考核加 5 分；
（二）若審計(jì)結(jié)果為 “整改”，需在規(guī)定時限內(nèi)完成整改，整改合格不扣分，整改不合格扣 3 分；
�。ㄈ┤魧徲�(jì)結(jié)果為 “不合格”，人力資源部績效考核扣 10 分，且檔案管理員需接受合規(guī)培訓(xùn)，情節(jié)嚴(yán)重的追究管理責(zé)任。
第九條 審計(jì)報(bào)告及整改記錄作為公司檔案管理優(yōu)化依據(jù)，審計(jì)部門每年度匯總審計(jì)發(fā)現(xiàn)的共性問題，提出制度修訂建議，由人力資源部完善相關(guān)管理規(guī)定。
第五章 附則
第十條 本制度由內(nèi)部審計(jì)部與人力資源部共同解釋，自發(fā)布之日起施行。
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第一章 總則
第一條 為規(guī)范臨時員工（合同期限≤6 個月）、實(shí)習(xí)生（在校學(xué)生）的檔案管理，明確檔案收集范圍與保管要求，避免因人員流動性大導(dǎo)致的檔案遺漏或信息泄露，制定本制度。
第二條 臨時員工 / 實(shí)習(xí)生檔案是公司人事檔案的重要組成部分，管理遵循 “簡化流程、重點(diǎn)管控、安全保密” 原則，既滿足用工管理需求，又避免過度收集個人信息。
第三條 本制度由人力資源部（招聘模塊）負(fù)責(zé)執(zhí)行，臨時員工所屬部門、實(shí)習(xí)導(dǎo)師配合提供相關(guān)材料，確保檔案信息準(zhǔn)確。
第二章 檔案收集范圍與要求
第四條 臨時員工檔案收集以下核心材料（無需留存原件，留存復(fù)印件或電子檔）：
�。ㄒ唬┥矸莶牧希荷矸葑C復(fù)印件（正反面）；
�。ǘ┯霉f(xié)議：《臨時勞動合同》（需簽字蓋章）；
（三）資質(zhì)材料：若崗位需特定資質(zhì)（如電工、會計(jì)），需提供職業(yè)資格證書復(fù)印件；
�。ㄋ模┙】底C明：近 3 個月內(nèi)的體檢報(bào)告（僅針對直接接觸食品、醫(yī)療等崗位）。
第五條 實(shí)習(xí)生檔案收集以下材料：
�。ㄒ唬┥矸莶牧希荷矸葑C復(fù)印件、學(xué)生證復(fù)印件（需加蓋學(xué)校公章）；
（二）實(shí)習(xí)協(xié)議：《實(shí)習(xí)協(xié)議》（需學(xué)生本人、學(xué)校（若要求）、公司三方簽字蓋章）；
�。ㄈ┌踩兄Z：《實(shí)習(xí)安全承諾書》（明確實(shí)習(xí)期間安全責(zé)任，學(xué)生本人簽字）；
�。ㄋ模⿲W(xué)校證明：由學(xué)校出具的《實(shí)習(xí)推薦信》（注明實(shí)習(xí)期限、專業(yè)匹配度）。
第六條 檔案材料收集要求：
（一）所有材料需由本人提交，人力資源部核對原件后留存復(fù)印件，注明 “與原件核對無誤” 并簽字；
�。ǘ╇娮訖n案按 “臨時員工 / 實(shí)習(xí)生 - 部門 - 姓名 - 用工期限” 命名，存儲于 HR 系統(tǒng)專屬文件夾，與正式員工檔案區(qū)分；
�。ㄈ┎坏檬占c用工無關(guān)的材料（如家庭住址、親屬信息等），保護(hù)個人隱私。
第三章 檔案保管與期限
第七條 臨時員工 / 實(shí)習(xí)生檔案采用 “電子為主、紙質(zhì)為輔” 的保管方式：
�。ㄒ唬┘堎|(zhì)材料整理后放入專用文件盒，標(biāo)注 “臨時員工 / 實(shí)習(xí)生檔案”，存放于人力資源部帶鎖文件柜，與正式員工檔案分區(qū)；
�。ǘ╇娮訖n案存儲于公司 HR 系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限（僅限人力資源部招聘崗、用人部門負(fù)責(zé)人查看），定期備份（每月 1 次）。
第八條 檔案保管期限按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：
�。ㄒ唬┡R時員工檔案：保管至勞動合同到期后 1 年，到期后經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批，銷毀紙質(zhì)檔案、刪除電子檔案；
�。ǘ⿲�(shí)習(xí)生檔案：保管至實(shí)習(xí)協(xié)議到期后 6 個月，到期后按上述流程銷毀，若實(shí)習(xí)生轉(zhuǎn)正，檔案自動轉(zhuǎn)入正式員工檔案。
第四章 檔案利用與保密
第九條 臨時員工 / 實(shí)習(xí)生檔案僅用于以下場景：
�。ㄒ唬┯霉す芾恚汉藢�(shí)身份、資質(zhì)是否符合崗位要求，確認(rèn)用工期限；
（二）安全管理：實(shí)習(xí)生安全事故處理時，查閱《實(shí)習(xí)安全承諾書》等材料；
（三）合規(guī)檢查：應(yīng)對政府部門（如勞動監(jiān)察、教育部門）檢查時提供證明材料。
第十條 檔案保密要求：
�。ㄒ唬﹪�(yán)禁將臨時員工 / 實(shí)習(xí)生檔案用于非工作目的`，不得泄露其身份證號、學(xué)生證號等個人信息；
�。ǘ⿲�(shí)習(xí)生檔案中的學(xué)校信息、實(shí)習(xí)評價等材料，需經(jīng)本人同意后，方可提供給學(xué)校；
�。ㄈn案管理員離職時，需辦理檔案交接手續(xù)，注銷系統(tǒng)訪問權(quán)限，確保信息安全。
第五章 附則
第十一條 本制度自發(fā)布之日起施行，由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
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第一章 總則
第一條 為推動公司人事檔案從 “紙質(zhì)為主、電子為輔” 向 “全流程數(shù)字化” 轉(zhuǎn)型，明確過渡期（1-2 年）檔案管理規(guī)則，確保轉(zhuǎn)型過程中檔案信息不丟失、管理不脫節(jié)，制定本制度。
第二條 轉(zhuǎn)型過渡期檔案管理遵循 “并行管理、逐步替代、安全可控” 原則：紙質(zhì)檔案與電子檔案同步保管，逐步擴(kuò)大電子檔案應(yīng)用范圍，最終實(shí)現(xiàn) “紙質(zhì)檔案僅存核心材料，電子檔案全面覆蓋”。
第三條 本制度由人力資源部牽頭，IT 部門提供技術(shù)支持（如 HR 系統(tǒng)升級、電子簽章對接），各部門配合完成歷史紙質(zhì)檔案的電子化掃描工作。
第二章 過渡期檔案管理規(guī)則
第四條 新入職員工檔案實(shí)行 “電子優(yōu)先” 管理：
（一）員工入職時，通過 HR 系統(tǒng)上傳個人材料（身份證、學(xué)歷證等），系統(tǒng)自動生成電子檔案，人力資源部審核后，僅留存勞動合同、保密協(xié)議等核心材料的.紙質(zhì)原件，其余材料不再留存紙質(zhì)檔；
（二）電子檔案需添加 “電子簽章” 或 “審核水印”，注明審核人、審核時間，確保法律效力。
第五條 歷史紙質(zhì)檔案電子化處理：
（一）人力資源部按 “部門 - 年份” 分批整理 2020 年及以后的紙質(zhì)檔案，委托專業(yè)機(jī)構(gòu)或安排專人掃描（分辨率不低于 300dpi，格式為 PDF），掃描后與原件核對，確保一致；
�。ǘ⿸呙柰瓿傻碾娮訖n案按 “部門 - 姓名 - 年份” 命名，存儲于 HR 系統(tǒng)歷史檔案模塊，紙質(zhì)原件標(biāo)注 “已電子化” 后，集中存放于公司檔案室，減少日常調(diào)用；
（三）2020 年以前的歷史檔案，若用工記錄不完整，僅掃描關(guān)鍵材料（如勞動合同、離職證明），其余材料按原保管期限到期后銷毀。
第六條 過渡期檔案利用規(guī)則：
�。ㄒ唬﹥�(nèi)部日常查詢（如考勤、績效）優(yōu)先使用電子檔案，通過 HR 系統(tǒng)申請?jiān)L問權(quán)限；
（二）需提供紙質(zhì)檔案的場景（如司法機(jī)關(guān)調(diào)取、員工個人查詢），可打印電子檔案（注明 “電子檔案打印件，與原件一致”），加蓋人力資源部公章后使用，減少紙質(zhì)原件調(diào)用；
�。ㄈ┘堎|(zhì)檔案借閱需嚴(yán)格履行審批流程，借閱記錄同步錄入 HR 系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn) “紙質(zhì) + 電子” 雙臺賬管理。
第三章 技術(shù)支持與安全保障
第七條 IT 部門需為檔案數(shù)字化提供以下技術(shù)支持：
（一）升級 HR 系統(tǒng)，增加 “電子檔案上傳、審核、版本管理” 功能，支持電子簽章對接；
�。ǘ┐罱ó惖貍浞莘⻊�(wù)器，電子檔案每日自動備份，每月進(jìn)行恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)安全；
�。ㄈ┰O(shè)置 “操作日志” 功能，記錄電子檔案的查看、修改、下載操作，保存期限不低于 5 年。
第八條 過渡期安全管控要求：
�。ㄒ唬┘堎|(zhì)檔案電子化過程中，嚴(yán)禁將材料帶離公司，掃描人員需簽訂《保密協(xié)議》，掃描完成后刪除臨時存儲文件；
（二）電子檔案訪問權(quán)限按 “最小必要” 原則設(shè)置，如部門負(fù)責(zé)人僅可查看本部門員工電子檔案，不可修改；
�。ㄈ┒ㄆ冢考径龋╅_展檔案安全檢查，重點(diǎn)核查電子檔案加密情況、紙質(zhì)檔案保管狀態(tài)，排查安全隱患。
第四章 轉(zhuǎn)型驗(yàn)收與優(yōu)化
第九條 過渡期結(jié)束后（轉(zhuǎn)型啟動后 2 年），由人力資源部與 IT 部門共同開展轉(zhuǎn)型驗(yàn)收：
（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：電子檔案覆蓋率達(dá) 100%（核心材料紙質(zhì)原件除外），歷史檔案電子化完成率達(dá) 90% 以上，無檔案丟失、泄密情況；
�。ǘ�(yàn)收通過后，公司正式進(jìn)入 “全流程數(shù)字化” 管理階段，修訂《人事檔案數(shù)字化管理制度》，不再保留過渡期規(guī)則；
�。ㄈ�(yàn)收未通過的，延長過渡期 6 個月，針對問題制定整改計(jì)劃，確保達(dá)標(biāo)。
第五章 附則
第十條 本制度由人力資源部與 IT 部門共同解釋，自轉(zhuǎn)型啟動之日起施行。
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