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采購及供應商管理制度優(yōu)秀
在社會發(fā)展不斷提速的今天，制度使用的情況越來越多，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據(jù)。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編收集整理的采購及供應商管理制度優(yōu)秀，歡迎閱讀與收藏。
供應商檔案建立及管理操作程序
一、目的可以更加有效的對供應商實行管理，提高工作效率。
二、內(nèi)容
1、檔案基礎知識
檔案：機關、組織和個人在社會中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式載體的文件。
2、供應商檔案建立的必要性
其必要性主要體現(xiàn)在對質(zhì)量保證方面，能夠更好、更全面、更快捷地認識供應商概況，縱向追蹤供應商質(zhì)量變化，易于橫向?qū)Ρ韧惞⿷痰膬?yōu)劣。
3、供應商檔案的建立
3.1、采購部負責確定供應商檔案的內(nèi)容：營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證、印刷許可證和稅務登記證等。
3.2、對供應商進行分類與編號，分類的方法一般可按商品來劃分，常用的編碼一般為四位數(shù)，前一位為商品類別碼，后三位為廠商類別碼。
3.3、建立分門別類的供應商基本資料檔案。
3.4、檔案建立的具體要求：
�。�1）供應商基本情況：供應商代碼、供應商名稱、供應商地址、開戶銀行、開戶賬號、稅號、組織機構代碼證、聯(lián)系人、電話、傳真和手機等。
�。�2）資料類：營業(yè)執(zhí)照/執(zhí)照到期日期、生產(chǎn)許可證/許可證到期日期、質(zhì)量體系證書/證書到期日期、QS認證/QS認證到期日期/、產(chǎn)品標識/行業(yè)檢測報告及有效期、企業(yè)簡介、配套主機情況、供應商基本情況調(diào)查表等。
（3）合同類：供應商質(zhì)量保證承諾書、合同及合同編號等。
�。�4）產(chǎn)品類：物料編碼/產(chǎn)品名稱/含量規(guī)格/價格/企業(yè)行業(yè)標準/產(chǎn)品執(zhí)行標準等。
�。�5）流程類：樣品小批鑒定表/供應商評價記錄。
（6）一般文件：往來傳真等。
4、建立檔案的注意事項：
4.1、具有詳細的聯(lián)系地址，EMAIL，網(wǎng)址。
4.2、合理的供應商名稱，要求是供應商注冊或是登記所使用的名稱，不能簡單稱呼。
4.3、供應商名稱必須是全稱，如公司名稱，不能只叫“農(nóng)科”，正確合法的叫法應該是“晉中市農(nóng)業(yè)科技開有限公司”。
4.4、詳細的聯(lián)系人資料，聯(lián)系人須用全名，不能只寫某某兄等日常生活性稱呼。
4.5、供應商的電話除包含其公司的前臺電話外，還須有其業(yè)務聯(lián)系人的常用電話和商用傳真等。
4.6、聯(lián)系電話應盡可能收錄該供應商業(yè)務主管級以上的聯(lián)系資料，以便處理重大問題時聯(lián)系用。
4.7、檔案應含有供應商的經(jīng)營范圍，應該具體詳細供應商的產(chǎn)品類型，檔次，銷售渠道等。
4.8、檔案應盡可能備注供應商相關的歷史資料，含稅狀況等。
5、供應商檔案管理要求
5.1、對有經(jīng)常業(yè)務往來或偶發(fā)次數(shù)較多的供應商，應及時將資料記錄到相關的軟件或資料中，記錄的要求按供應商詳細資料表，為方便采購業(yè)務的操作，供應商的簡稱要求是供應商全稱的簡單稱呼。
5.2、供應商合作各項要求都符合公司發(fā)展要求的，且通過審核的供應商，應備注“資料已審核”字樣。
5.3、對于已開發(fā)過的供應商和可潛在開發(fā)的供應商分別以文檔的形式保存于電腦，方便需要時用或進行開發(fā)以備用。
5.4、若供應商的聯(lián)系方式，地址發(fā)生變更，采購員應該及時將相關資料更新保存。
5.5、對符合公司發(fā)要求的已審核供應商，應該及時錄入合格供應商資料表。
5.6、對于終止合作的供應商資料根據(jù)實際情況判定是否可再次起用，并做相關的備注說明。
5.7、檔案的機密性
�。�1）供應商檔案資料嚴禁非采購部門人員未經(jīng)采購部經(jīng)理許可的情況下翻閱。
�。�2）存于電腦上的供應商資料文檔應當設置相應安全碼。
�。�3）采購人員應該做好相關資料的機密性，不能將供應商相關信息隨意透露給其他部門，更不可將相關信息透露給供應他供應商或是公司客戶。
5.8、檔案定存放及整理頻率
�。�1）紙質(zhì)類檔案應按照規(guī)定的位置存放，電子類檔案應當標題明確（如標明供應商名稱或供應原材料名稱），以確保可快速檢索到。
（2）至少1個月1次對其進行整理。
過期資料的打包一年進行一次。
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